Silvain a animé la première réunion de conception de la version « zero » de Meetings. Trois ans après, je l’ai interrogé sur sa vision de cette nouvelle version 3 et sur ses bénéfices utilisateurs.
Quelle est l’histoire de cette nouvelle version Meetings* ?
Initialement, l’objectif était d’améliorer la saisie du compte rendu et du plan d’actions associé mais très vite notre envie de faire progresser globalement le service a été la plus forte !
Exemple : une page d’accueil incitant à toujours plus de collaboration, un travail sur la rapidité et le confort de rédaction des compte rendu et des actions, une visualisation du compte rendu très proche de la version papier, une navigation par onglets comme dans votre navigateur internet, une vision globale de toutes vos actions – les vôtres et celles que vous suivez – sous forme de listes paginées, système étendu à tous les principaux objets de Meetings*,…
Peux-tu développer un peu ces différentes fonctionnalités et ce qu’elles apportent à nos utilisateurs ? En commençant par cette nouvelle page d’accueil peut-être…
Un accueil façon "Wall" des réseaux sociaux
Cette page d’accueil appelée « Quoi de neuf » a été revisitée façon « wall » des réseaux sociaux.
Toutes les dernières activités au sein de vos « communautés réunion » s’affichent et sont cliquables pour zoomer et réagir instantanément sur les activités urgentes ou importantes. En plus de ce flux d’informations « fraîches », vous disposez d’une synthèse chiffrée sur l’activité de vos réunions : combien de contributions ont été faites pour chaque réunion, quels sont les membres les plus actifs,…
Et concernant le compte rendu ? C’était le point de départ de notre réflexion sur cette nouvelle version…
Saisie rapide du compte rendu et des actions via un seul écran
L’idée d’accéder sur un même écran à des « facettes » : propriétés, documents, actions est incroyablement efficace. Dés votre brouillon, vous avez tout sous la main pour créer ou relire avec votre équipe : le contenu, la liste des actions ou les documents de référence. La saisie des actions est facile avec trois champs principaux façon tableur (faire Quoi, par Qui, pour Quand) et la possibilité de réorganiser sa liste d’actions par simple glisser-déposer.
Le travail collaboratif en réunion est concret et rigoureux. Il nourrit le compte rendu et son plan d’action. Il prolonge par sa diffusion personnalisée cette période d’émulation, de fraîcheur des idées émises en réunion.
Et cette navigation sous forme d’onglet ? Qu’est ce que cela apporte ?
Navigation par onglet pour un espace dédié à chaque réunion
Ce principe de navigation est venu renforcer notre volonté de créer un espace dédié pour chaque réunion que vous animez ou à laquelle vous participez. Comme dans votre navigateur web préféré, en consultant une réunion vous ouvrez automatiquement un onglet dédié ou vous retrouvez les statistiques de la réunion, tous ses comptes rendus, actions et documents,… C’est aussi très visuel. Chaque onglet a sa couleur : Violet pour la Réunion, Vert pour le Compte Rendu et Jaune pour l’action. Vous pouvez donc travailler sur un brouillon de compte rendu dans un onglet, tout en consultant dans un autre onglet un ancien compte rendu, une liste d’actions…
Justement, tu as aussi mentionné le nouveau système de listes paginées. De quoi s’agit-il ?
Listes triables pour un accès simple et vue globale des informations
Toutes vos réunions, comptes rendus, actions ou documents peuvent être affichés sous forme de listes triables avec recherche rapide. Le plus ? Deux exemples :
Vous souhaitez retrouver rapidement cette fameuse discussion que vous aviez eue en réunion l’été dernier ? Visualisez la liste de tous vos comptes rendus archivés pour cette réunion.
Vous voulez vous faire une bonne idées des enjeux en cours ? Visualisez alors « à plat » l’ensemble des actions transverses à toute vos réunions, pour vous même ou l’un de vos collaborateurs via la recherche rapide.
D’autres nouveautés apportées par cette 3ème version?
Ex. Ajout rapide de compte rendu, action,... via les raccourcis du menu
Parmi les nouveautés, je citerai le menu de navigation rapide à gauche de l’écran, le fameux « enregistrer sous » familier à tous, l’exportation des listes sous Excel, l’impression des PDF avec ou sans commentaires, la simplicité de passer des messages ou des alertes et beaucoup d’autres astuces pour faciliter le travail des équipes pendant et entre les réunions.
Merci Silvain, j’espère que nos utilisateurs auront autant de plaisir de travailler avec cette nouvelle version de Meetings*que nous avons eu à la concevoir !
Et surtout, démarrez Zen !
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