Simple comme « Commencer »

Vos réunions : ne changez pas tout mais Commencez, tout simplement !

Grands Comptes, PME, Organismes publics, tous égaux devant les réunions ! Voilà le constat lancé la semaine dernière dans notre dernier post. Mais alors, comment aller plus loin que ce simple constat ? On pourrait étendre l’analyse à l’ensemble des différentes réunions de l’entreprise et parler de micro réseaux sociaux organisés en système réunions.

Stop ! Avant de rentrer à grand pas dans la complexité, commençons par le commencement… Comment s’attaquer simplement à ce besoin généralisé d’une meilleure gestion des réunions, comptes rendus et plans d’actions ?210-260 pdf

Tout d’abord choisir la bonne réunion, celle qui va permettre d’appliquer nos premières bonnes pratiques et qui aura valeur d’exemple. Quelques critères simples et éprouvés chez Meetings* :

  • Une fréquence de réunion suffisamment élevée, idéalement une toutes les deux semaines, pour imprimer un rythme positif à la collaboration, garantir une bonne implication des acteurs et créer les bonnes habitudes (cf. notre post 21 jours pour changer)
  • Une équipe habituée à travailler ensemble, pour ne pas ajouter de frein à la fluidité des échanges
  • Un objectif clair à atteindre ensemble à horizon 2 ou 3 mois maximum, pour mesurer rapidement et concrètement la performance collective pour atteindre cet objectif, un plan d’actions nourri et impliquant pour chacun

Une fois l’équipe constituée, il convient de respecter ces règles simplissimes mais trop souvent oubliées :

  • En début de réunion, revue des actions décidées lors de la dernière réunion
  • En fin de réunion, garder du temps pour une relecture commune des notes prises en réunion (même dans leur état un peu « brut »), le choix d’une date pour la prochaine réunion et pour brosser les premiers contours du prochain ordre du jour
  • Finaliser la rédaction et envoyer compte rendu et plan d’actions à J+1 maximum
  • Animer, relancer de façon positive et sympathique tous les responsables d’actions entre deux réunions

Dans Meetings* créez dès aujourd’hui votre réunion en deux clics et invitez tous les participants.
Un clic plus tard vous serez en situation de saisir votre premier compte rendu et vos actions (Word et Excel concentrés en une seule interface !)
Après relecture dans un format type « compte rendu papier », diffusez simultanément compte rendu et plan d’actions personnalisé à chaque participant.

Si le sujet des réunions est extraordinairement riche et passionnant, c’est aussi étonnamment simple de s’attaquer à leur optimisation… avec Meetings* !

Simple et Zen.642-732 pdf

Pour réviser le sujet : video de 3 mn.

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