« La vraie définition de la folie est de répéter la même action, encore et encore, en espérant un résultat différent. » Albert Einstein.
« La vraie définition de la folie est de répéter la même action, encore et encore, en espérant un résultat différent. » Albert Einstein.

Comment Passer au Lean Meeting et Rendre vos Réunions Performantes ?

Il me semble que souvent cette définition de la folie colle à celle de l’inefficacité ou de l’absence de performance.

On est parfois abasourdi par des trucs mal conçus, puis on n’y fait plus attention, sauf quand ça se répète, encore et encore.
Et là, on se dit : « c’est marrant ce truc là, c’est comme si celui qui l’a fabriqué ne l’avait jamais utilisé ».
J’ai un exemple : vous savez, dans certaines machines à laver la vaisselle, il y a un petit réceptacle, allongé en forme de poignée, clipsé sur l’avant du panier de rangement supérieur, destiné à recevoir la tablette de lessive quand le compartiment s’ouvre automatiquement. Il est d’une jolie couleur bleue pétante, en plastique.
Et là, c’est un truc de dingue, chaque fois que vous voulez tirer le panier pour y déposer ou reprendre la vaisselle, votre main, comme attirée par un aimant tire sur le petit truc bleu en forme de poignée… qui vous reste dans la main. A la maison, tout le monde se fait régulièrement piéger.
Finalement, j’ai réglé le problème en le fixant avec un collier en 3 minutes… au bout de 3 ans.

Dans les réunions, je retrouve le problème de ma machine à laver : tout le monde s’en plaint tout le temps, pourtant tout le monde dit que c’est absolument nécessaire.
D’où le sujet d’aujourd’hui : Comment passer au Lean Meeting et Rendre nos Réunions Performantes ?
J’ai donc décidé d’approfondir ce sujet du Lean Six Sigma (LSS) (déjà évoqué en 2012 sur notre blog) en suivant une formation délivrée par l’école Centrale Paris et de voir comment l’appliquer aux Réunions.

D’abord, pour le Lean, que signifie la Performance ?

Dans la démarche Lean, P(erformance) = LSS x Animation x Progrès continu.

C’est-à-dire que c’est « la mise en œuvre des meilleurs outils… par des personnes capables de diriger des équipes… l’ensemble étant supporté par un système de progrès continus ».

Pendant cette première session qui a duré une semaine, j’ai retrouvé beaucoup d’analogies avec ce que j’écris depuis plus de 5 ans sur la Réunion Digitale.

En gros, il faut :

  • Utiliser des outils, pour préparer, analyser, améliorer et contrôler les processus, comprendre les problèmes avant d’aller aux solutions
  • Chercher le consensus en équipe, adopter un management de l’exemple et de la transparence
  • Aligner la stratégie et les actions, les priorités, respecter les valeurs et les hommes

Dans les cas pratiques que nous avons traités, j’en ai retenu particulièrement un, celui d’une entreprise qui propose des crédits immobiliers.
Nous avons utilisé un outil très intéressant et visuel : la Value Stream Mapping (VSM) qui permet de cartographier le processus allant de la demande d’un client à l’obtention de sa réponse.

La démarche VSM permet de visualiser :

  • les pertes,
  • les gaspillages (ou Mudas en japonais, il y en a 7 sortes)
  • les contraintes et goulots
  • les attentes clients

le temps complet entre la demande et la réponse est baptisé Délai Exécution du Processus (DEP) et est découpé en 3 parties bien identifiées :

  • le Temps à Valeur Ajoutée ( TVA, celui qui est utilisé pour traiter réellement le dossier)
  • le Temps à Non VA pour le client mais nécessaire à l’Entreprise pour traiter le dossier (NVAE)
  • le Temps à Non VA (NVA, les Mudas : attente, transport, stock, retouches, etc)

Le cas que nous avons étudié n’a rien d’exceptionnel, il est tout à fait commun aux pratiques du secteur.
L’analyse objective de la situation laisse quand même pantois.

Dans l’exemple traité, le TVA pour un dossier représentait ~1heure (1%), le NVAE ~5heures (5%) et le NVA ~93heures (le reste).
Dans ce cas précis, l’objectif dans une démarche Lean consiste à s’attaquer en premier lieu au NVA de 93%, donc à réduire ou supprimer les Mudas, les pertes et les attentes.

Selon l’école Centrale, le ratio standard TVA/DEP baptisé Efficacité du Cycle du Processus (ECP) est généralement de 1% dans l’usine et de 30% dans les bureaux.

Cela ressemble étrangement à la Performance des Réunions « perçue par les participants (clients) », non ?

Quels sont l’ECP et le rapport entre VA, NVAE et NVA de vos Réunions ?

A suivre… tout en restant Zen !

Comments:2

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée.