Plus de trous dans la raquette !

MyMeetings, pour le système réunion de Systematic (Pôle de compétitivité IDF)

Bonjour François, peux-tu nous présenter le pôle Systematic ?

Systematic Paris-Region, pôle de compétitivité mondial, s’inscrit dans une démarche d’Open Innovation.
Le pôle compte aujourd’hui plus de 800 membres : grandes entreprises, PME innovantes, monde universitaire et collectivités.
Systematic connecte les acteurs du logiciel, du numérique et de l’industrie, accélère les projets numériques par l’innovation collaborative, le développement des PME, la mise en relation et le sourcing business sur les secteurs d’avenir : énergie, télécoms, santé, transports, systèmes d’information, usine du futur, ville numérique, sécurité.
Le Pôle a également pour mission, de promouvoir ses acteurs, son territoire, ses projets d’innovation et ceci dans le but d’accroitre sa notoriété et développer l’attractivité du territoire.

Pourquoi la réunion est-elle un sujet chez Systematic ?

Plus de 300 réunions sont organisées chaque année avec 3 à 2000 participants. De nombreuses réunions sont régulières (hebdomadaires, mensuelles) avec 3 à 40 participants. Les enjeux sont importants : capitaliser l’information échangée, les décisions actées, les actions planifiées, les responsabilités de chacun pour les actions à réaliser, suivre les délais, les réalisations et rendre tout cela efficace.

Pourquoi avais-tu besoin de MyMeetings ? Comment as-tu découvert notre solution ?

Notre besoin était de répondre aux enjeux exprimés au point précédent.
J’ai connu la solution MyMeetings il y a plusieurs années avant que le besoin interne ne se fasse sentir et j’ai relancé l’intéraction au moment où le besoin d’optimisation et de formalisation s’est fait plus pressant.

Depuis quand utilises-tu MyMeetings ? Comment s’est passé le démarrage ?

Depuis 6 mois, avec un démarrage progressif. Aujourd’hui la solution est utilisée pour le suivi du comité de direction du pôle (4 personnes, réunion hebdomadaire et environ 20 actions par réunions). L’usage doit être étendu à notre comité opérationnel (8 personnes, 1 réunion hebdomadaire, environ 20 actions par réunion), puis on regardera l’extension à toutes les réunions de service (6 x 1 réunion par semaine) et éventuellement aux réunions des comités pilotés par le pôle (soit 20 comités de 20 personnes chacun avec des réunions mensuelles).

Quels sont les gains apportés ? Le plus important ?

A ce jour nous avons gagné sur plusieurs points :

  • Formalisation du processus de préparation : des réunions mieux préparées et régulières
  • Standardisation du CR
  • Gain de temps sur le CR (diffusé à la fin de chaque réunion)
  • Suivi de toutes les actions sans exception soit plus de « trous dans la raquette »

Est-ce que cela a changé ta vision et ta pratique de la réunion ? Comment envisages-tu l’avenir de tes réunions ?

Non, globalement l’outil a « outillé » un process que nous avions déjà mis en place avec une aide effective sur le respect de ce process.

Merci, François, il est bon de rappeler que parfois l’innovation c’est se caler sur les meilleures pratiques !

Bonnes sessions sous MyMeetings

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