Meetings* à la Direction de l’Enseigne – Groupe La Poste

« Cet ensemble facilite largement le pilotage opérationnel de nos activités »

Paul, pouvez-vous nous parler de votre activité?
L’Enseigne La Poste est le réseau des 17 000 points de contact qui distribuent les offres des métiers de La Poste : la Banque Postale, le courrier, le colis, la téléphonie mobile. La Direction des Bureaux de Poste a en charge l’intégration de toutes les activités assurées dans les bureaux, hors développement commercial, et des solutions techniques et informatiques qui les soutiennent, l’organisation de l’allocation des ressources, des approvisionnements et le pilotage des déploiements.
Au sein de cette direction je suis en charge d’une structure d’une vingtaine de personnes qui a pour mission d’organiser et de faire évoluer les activités en relation avec les Métiers, périmètre assez large qui va des chantiers processus et procédures guichet et back-office, aux adaptations du système d’information, en passant par la mesure de la charge, la conduite du changement et la continuité opérationnelle.

Pourquoi aviez-vous besoin de Meetings* ?
Notre environnement de travail est désormais constitué d’un ensemble de plus en plus envahissant de mails, de sites intranets, d’espaces sur des serveurs internes où il est quelques fois bien difficile de retrouver le bon document, tel message et, plus encore, les échanges qu’on a eus sur tel ou tel sujet. À côté de ça on passe beaucoup de temps en réunion et, entre deux réunions, il n’est guère facile de savoir où en sont les actions qui ont été décidées.

Je suis donc en train d’explorer de nouvelles solutions permettant de mieux travailler ensemble et j’ai mis en place plusieurs expériences d’outils collaboratifs, sur des projets, sur de l’animation de groupe d’utilisateurs. Pour les réunions d’équipe et les bilatérales avec mes N-1 j’ai opté pour Meetings.

Depuis quand l’utilisez- vous ? Comment s’est passé le démarrage ?
Nous avons commencé en février 2012 par une présentation en Comité de Direction après que mon assistante et une collaboratrice en charge de la coordination des chantiers intranet ont eu préparé notre « Meetings* » et intégré le compte rendu de la dernière réunion. Dès la présentation du produit nous nous sommes donc trouvés dans le contexte de nos CoDIR avec un mini historique.

Quel est le principal gain apporté par Meetings* ?
Meetings* oblige à structurer les réunions et à changer de posture en privilégiant l’identification des actions, la désignation des responsables et des contributeurs, et leur suivi. On gagne du temps sur les comptes rendus qui arrivent très rapidement après la réunion et chacun peut se mobiliser de suite sur les actions qui lui ont été confiées.

De plus j’utilise Meetings* dans mes bilatérales qui sont centrées sur la revue des actions, celles du CoDIR autant que celles ouvertes lors des précédentes bilatérales.
En outre, depuis juillet nous avons pu intégrer les échéances des actions dans l’agenda Lotus, ce qui permet une première petite intégration avec cet autre outil indispensable.

Cet ensemble facilite largement le pilotage opérationnel de nos activités. Le seul bémol est qu’il y a encore beaucoup de périmètres non couverts où le mail reste l’arme absolue  …  ou fatale.

Merci Paul, et @+ sur Meetings* !

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