Les meetings chez Google

Réunion = Interaction = Innovation

Merci à Yves pour m’avoir rappelé cet article intéressant sur les réunions chez Google écrit par Richard Feloni sur businessinsider et repris cette semaine par le JDN en français.
Et oui, si vous en doutiez encore, même une compagnie comme Google a besoin de réunions.
Mais pourquoi faire des réunions dans le monde hyper connecté d’aujourd’hui ?

C’est ce que les dirigeants de Google, Eric Schmidt et  Jonathan Rosenberg ex VP-Sales expliquent dans How Google Works.
Pour eux, une « réunion bien gérée est la façon la plus efficace de présenter des données et des opinions, de débattre des questions, et de prendre effectivement des décisions ».

Pour eux, les réunions mal préparées « qui durent trop longtemps, trop fréquentes, avec trop de monde, et qui sont trop peu productives » ne sont pas une fatalité.
Mais conscients du risque de dérive, ils ont développé un ensemble de lignes directrices pour transformer les pertes de temps démoralisantes en opportunités.
Elles tiennent en huit règles :

  1. La réunion a besoin d’un leader
    Confronter les points de vues et les idées, certes…
    Mais à un moment il faut décider et agir. Ils recommandent donc qu’un décideur soit clairement nommé, pour que tout le monde sache qui a le dernier mot (dans le cinéma on appelle cela le « final cut »)
  2. La réunion a besoin d’un but, d’une structure claire et d’un compte rendu
    Donner un titre clair à la réunion, s’assurer que le contenu est bon, définir les objectifs, choisir avec soin les participants, et si possible partager l’ordre du jour au moins 24 heures à l’avance.
    un must dans MyMeetings !
    Le décideur est alors responsable de la synthèse des résolutions de la réunion et de l’envoi des tâches par email à tous les participants et toute autre personne qui doit être informée dans les 48 heures.
    Le mail, 48 heures… Là, chez Google on est carrément en retard sur la pratique MyMeetings !
  3. Les réunions d’échange d’informations ou de Brainstorming doivent aussi avoir leur leader
    Même pour une réunion de créativité, pour que la séance de plaisir sur le papier ne devienne pas juste une perte de temps, il faut un leader et un compte rendu.
    Il n’y a donc pas d’exception aux deux premières règles.
  4. N’avoir une réunion que si c’est nécessaire
    Toute réunion doit avoir un but. Et si ce but est mal défini ou si la réunion échoue pour l’atteindre, il faudra probablement la supprimer.
    Si vous vous trouvez assister à une réunion régulière seulement par habitude, il est probablement temps de redéfinir le but de la réunion, ou de l’abandonner complètement.
  5. Ne pas inclure plus de huit personnes
    Tout le monde lors d’une réunion devrait être là pour donner son avis. Les spectateurs perdent leur temps au lieu de le consacrer à être productif. Partager les résultats de la réunion avec ceux qui auraient autrement été observateurs, mais pourraient encore bénéficier de l’information.
    Sur le chiffre de huit, rien à dire. Mais pour le choix des participants, dans
    MyMeetings, il est facile de voir qui apporte les idées, les informations, collabore aux plans d’actions, et de passer les participants passifs de la réunion en « pour info » à la réunion suivante ; du coup, ils sont libérés du temps de la réunion, tout en restant informés de façon automatisée.
  6. Inclure seules les personnes nécessaires, et pas plus
    Il arrive que dans une réunion avec un cadre supérieur d’un client ou partenaire, on trouve la salle pleine de gens. Si on ne peut contrôler ce que ses clients ou partenaires font, on peut contrôler son propre camp et ne venir qu’avec des personnes utiles, pas avec celles qui tirent leur importance de leur participation.
  7. Suivre strictement les contraintes de temps
    Un b.a.ba. : commencer et finir à temps, prévoir le temps pour faire le compte rendu.
    Chez MyMeetings, nous recommandons de le relire ensemble en fin de réunion avant envoi (ou au minimum le plan d’actions)
    Si la réunion a besoin pour fonctionner de plus de temps, incorporer les moments appropriés pour les pauses dans le calendrier. Et si elle est plus courte tant mieux !
  8. Etre pleinement présent à la réunion
    Si vous prenez les règles ci-dessus au sérieux, les seules réunions auxquelles vous assisterez sont celles qui sont indispensables. Alors, maximisez votre attention et ne consultez pas téléphone, tablettes ou ordinateur.
    Schmidt et Rosenberg disent que, chez Google, c’est la règle la plus difficile à suivre : ils ont renoncé à dire aux employés de fermer leurs ordinateurs portables. « Mais c’est toujours une bonne règle ! » écrivent-ils.

Comme me l’a écrit Yves :« il ne leur manque plus que MyMeetings ! »  Nobody is perfect !

Certes ce n’est pas l’outil qui fait le changement, mais sans outil qu’il est dur de changer.
La réunion, c’est comme une pièce de monnaie, d’un côté les concepts, de l’autre la technologie.
MyMeetings est l’outil qui permet aux responsables de transformer leurs réunions en plans d’actions. C’est la technologie qui sous-tend ces règles Google.

Alors, si vous en avez marre de lancer ou de faire tourner votre pièce de monnaie sur la tranche sans succès et avez envie de voir « How MyMeetings works » cliquez ici pour essayer !

Ce sera Zen de vous y retrouver !