Avec Pomodoro, les pauses nous feront rougir...de plaisir

La Réunion Pomodoro pour ne plus être dans le rouge

C’est le money time avant les vacances d’été. Et oui, faut bosser dur.
De toute façon, pour les meilleurs d’entre nous – dont vous êtes sans aucun doute – notre tendance naturelle est de vouloir toujours améliorer notre production.
Alors on grignote toujours et encore sur les temps de pause, on allonge la journée de travail, on gratte de tout côté.
Pour les machines, c’est simple : on améliore leur vitesse et elles deviennent plus performantes chaque jour.
Mais pour nous ? C’est sans doute contre-intuitif, mais toutes les études montrent que cette stratégie est contre productive.
Il y a une solution toute simple pour améliorer votre productivité et votre concentration, éviter le burnout, confirmée par de nombreux travaux de recherche : FAITES DES PAUSES !

Connaissez vous la technique Pomodoro ?

Cette technique de planification inventée par Francesco Cirillo à la fin des années 80 recommande d’organiser son travail par séquences de 25 minutes (les Pomodoris, tomates en italien) séparées par de courtes pauses.

L’objectif est de supprimer les interruptions de travail dues à soi-même ou aux autres pendant ces séquences.
Cette méthode a inspiré en particulier les nouvelles méthodes de développement informatique.
Un minuteur (le Pomodoro) vient rythmer et sacraliser la non interruption du travail en cours

La technique se présente sous la forme de cinq étapes :

  1. décider de la tâche à effectuer
  2. régler le Pomodoro (minuteur) sur 25 minutes
  3. travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite
  4. prendre une courte pause (5 minutes)
  5. tous les quatre Pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes)

C’est un bon moyen d’éliminer les distractions de travail qui génèrent un sentiment de culpabilité, de frustration et de stress et qui rend aussi le fait de travailler plus amusant.
Face à un besoin de concentration très fort, les développeurs informatiques ont décliné la méthode de nombreuses façons.

Pourquoi ne pas l’appliquer aux Réunions Digitales ? Ce qui marche pour un individu fonctionnera évidemment pour une équipe !

Animer une Réunion Digitale, c’est travailler AVANT PENDANT APRES la Réunion.

  • AVANT et APRES : par exemple, préparer un ordre du jour, répondre à un commentaire, traiter une action décidée en réunion peuvent être programmés dans un ou plusieurs cycles quotidiens de Pomodoro au cours d’une journée de travail normal.

Ce que je trouve intéressant et original est d’appliquer la technique Pomodoro PENDANT la Réunion :

D’abord, achetez un joli minuteur Pomodoro pour vous aider à rythmer vos réunions.

  1. Si la réunion dépasse les 30 minutes (ce qui est généralement le cas), prévoir les pauses et les insérer dans l’Ordre du Jour (management visuel)
  2. Confiez à un participant le rôle de Gardien du Pomodoro (Temps) (vous constaterez au fil des réunions que c’est clairement efficace)
  3. Si au fil de la réunion, des points sont non traités, avisez avec l’équipe de ce qu’il convient de faire
    1. soit de les reporter dans la prochaine réunion (et dans le prochain OJ)
    2. soit engager immédiatement un nouveau cycle Pomodoro
  4. Puis, faites systématiquement une PAUSE avant la relecture collective du Compte Rendu et Plan d’Action.
    Ce sera votre Pomodoro de fin de réunion avec MyMeetings, clôturé par l’envoi du CR.
    L’objectif est de permettre le démarrage de la collaboration sur les actions dès que l’on quitte la réunion, car plus on retarde ce démarrage, plus on nuit à la collaboration des participants.
    C’est un moment essentiel de synthèse et d’engagement collectif, le meilleur gage que les choses avanceront jusqu’à la prochaine réunion et que celle-ci ne sera pas une copie conforme de celle qui vient de se terminer.
    Or, un des premiers obstacles que nous remontent nos utilisateurs sur les problèmes rencontrés en réunion, c’est que le temps a filé et que ce temps d’engagement collectif a tendance à passer à la trappe faute d’avoir été préservé.
    Pourtant, une fois cette habitude de relecture commune bien ancrée, tous nous disent que tout retour en arrière est impossible, qu’ils ne pourraient plus travailler comme avant.

La technique Pomodoro vous aidera à mieux maîtriser votre temps en Réunion, à sacraliser la synthèse commune et l’engagement de tous sur le Plan d’Action.
Ce sera plus efficace et agréable pour tous !

Zen la Réunion Pomodoro pour ne plus être dans le rouge !

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