Reproduire l'ambiance voiture de clown dans la salle de réunion ou de visio.

Comment saboter une réunion ? Voiture de clown et autre procédé

Les publications sur les réunions continuent de foisonner, venant de tous les continents et de toutes les générations.
Gregory Ciotti en est la parfaite illustration : jeune américain travaillant dans la startup  helpscout, un service internet de helpdesk ( knowledge management).
Le mois dernier, il a publié sur leur blog cet intéressant article « How to Sabotage Any Meeting ?».
Histoire de pimenter le billet de cette semaine, vous verrez que nous ne sommes pas tout à fait d’accord avec ses recommandations.
Il lance le sujet ainsi :
« C’est un triste exercice de comptabiliser les heures de travail perdues dans les réunions, car au cours de notre carrière, il y a malheureusement plus de mauvaises que de bonnes réunions… Avec l’expérience, j’ai appris à repérer les signes avant-coureurs des réunions ratées…».

Voici donc une liste des bonnes intentions qui risquent de faire dérailler votre prochaine réunion :

Première erreur, la plus fréquente : La Réunion « Voiture de Clown » (là, on est bien d’accord)

Nous sommes marqués par l’idée que deux têtes valent mieux qu’une et que tout cerveau supplémentaire amènera nécessairement une meilleure réflexion.
Ce n’est pas faux, mais il y a un sérieux problème : l’efficacité du processus de décision diminue fortement lorsque le nombre de participants augmente.
C’est pour cela que chez Amazon, la règle des deux pizzas de Jeff Bezos limite le nombre des participants à toute réunion (5 à 8 personnes).

Les raisons pour lesquelles il faut limiter les participants à ses réunions sont pourtant simples; plus on en augmente le nombre :

  1. plus les opinions et l’émotion dominent les échanges au dépend de l’expertise
  2. plus on a besoin d’organisation et de bureaucratie pour en assurer le suivi
  3. le résultat ajouté par le nombre ne compense pas le résultat perdu du fait du supplément de paresse sociale

Une solution simple : s’il y a dilemme au choix des participants, déléguer quelqu’un qui résumera aux autres, tout le monde vous remerciera !

Deuxième erreur : Faire un travail de synthèse lors de la réunion (là, on n’est pas d’accord !)

Gregory nous dit que les réunions sont utiles pour prendre des décisions ou planifier les projets, mais que généralement, on ne peut faire confiance au rédacteur du compte rendu : « les réunions sont utiles pour tracer ce qui peut être fait, elles sont un piège diabolique pour mettre de la peinture sur la toile… »

Selon lui, la collaboration a ses limites… Il faut créer seul, décider ensemble.

Je reviendrai plus bas sur cette étrange remarque.

Troisième erreur : Ne pas fixer de règles strictes (là, on est aussi d’accord, un peu en contradiction avec le précédent)

Personne n’a envie d’être le grincheux de service ou la nounou de la collaboration.

La plupart d’entre nous recherche la convivialité avec ses collègues. Mais en réunion, il est facile de passer d’une ambiance informelle, à détendue puis à insouciante.
Lorsque les réunions ne sont pas traitées avec sérieux, toute une série de problèmes se posent.

Sans structure visible :

  •  Les réunions peuvent vite tourner à la récréation
  •  Les heures de début deviennent optionnelles, récompensent les retardataires et punissent les ponctuels
  •  Aucun écrit et aucune deadline, gueule de bois assurée après la réunion car aucune baguette magique ne viendra compléter les actions après
  •  Le temps file, la réunion déborde avec des sujets en boucle, des silences radios, etc.

Toutes ces réunions sans structure qui ne suivent pas d’ordre du jour sont généralement frustrantes et atteignent rarement le résultat escompté.

Quatrième erreur : Insister sur la recherche d’un accord (c’est un sujet intéressant)

A priori, cela semble paradoxal.
Le but des réunions ne doit pas être de trouver un accord mais d’aligner les équipes, c’est une grande différence.

Être aligné signifie que vous pouvez avoir des réserves voire des doutes, mais que vous choisissez de vous engager et de faciliter l’action et la prise de décision finale.

C’est l’alignement qui est absolument nécessaire, pas l’accord.

Il conclut sa réflexion d’une façon assez originale : « les réunions sont le plus petit impôt que nous payons pour ne pas être psychotique » , car nous aurons toujours besoin de nous rencontrer pour communiquer, collaborer, brainstormer, présenter nos idées et débattre, pour collectivement tirer parti de nos idées.
On peut donc limiter les réunions mais pas les supprimer.

Je reviens comme promis sur l’erreur n°2 selon Gregory : « créer seul, décider ensemble, ne pas faire de synthèse » .

Nous pensons que la collaboration AVANT/PENDANT/APRES la réunion grâce à MyMeetings résout cette contradiction héritée des réunions traditionnelles.
Il faut au contraire permettre aux participants de délivrer des travaux individuels au bénéfice du collectif, pas les opposer.
Nous recommandons donc à Gregory de passer à la Réunion Digitale en adoptant une « prise de note libre » ou « frappe au kilomètre » des idées émises pendant la réunion.
Aux « règles de la réunion » cela rajouterait :

  • Avant la réunion : ordre du jour collaboratif pour une préparation forte
  • Pendant la réunion : prise de note libre pour le contexte, transformation en plan d’action et décisions
  • En fin de réunion : validation de « l’alignement » obtenu avec une relecture commune du compte rendu
  • Après la réunion : collaborer, collaborer, collaborer sur les actions (livrer des résultats, commenter, animer on line)
  • A la réunion suivante : commencer par la « revue du plan d’actions automatisée » avant de rajouter les nouvelles actions

Bien entendu, tous nos utilisateurs ont reconnu ce qu’il font dans MyMeetings !

Zen d’éviter facilement les erreurs !

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