''Meetings* vient jouer un rôle novateur et prépondérant en ''modernisant'' de manière très efficace la façon de gérer le quotidien''

Bonjour Christian, peux tu nous parler du projet que tu animes à l’IGS ?
Suite à plusieurs tentatives de redémarrage de la Junior Conseil IGS, le directeur de l’une des écoles du groupe, à savoir l’ICD (dirigée par Erwan Poiraud), a pensé qu’il serait intéressant de développer ce projet en partenariat avec une société de conseil. En début d’année 2012, la Junior Conseil avait en effet besoin d’une « locomotive » lui donnant l’impulsion nécessaire à un redémarrage professionnel. Sachant que le groupe a une forte vocation à l’International, c’est tout naturellement vers International Boost que le choix s’est porté.

Pourquoi as-tu eu besoin de Meetings* ?
La Junior conseil est composée d’étudiants provenant de sept écoles différentes du campus IGS. Chaque école propose elle-même un cursus sur 5 ans. Les cours étant répartis de manière totalement différente d’une école à l’autre et pour chaque année universitaire, il nous fallait un outil permettant de diffuser un compte rendu à ceux qui ne pouvaient pas se libérer pour l’une de nos réunions hebdomadaires. Il fallait que cet outil permette à chacun de garder le fil de ce qui se passait de semaine en semaine et ainsi prendre place à la réunion suivante sans avoir raté des informations importantes. De la même manière, les actions mises en place étant distribuées entre des étudiants de différentes écoles, nous avons besoin d’un outil permettant de suivre ces dernières en temps réel. Meetings* a parfaitement joué ce rôle et nous a permis de collaborer efficacement dès le démarrage de la Junior Conseil.

Depuis quand utilises- tu Meetings* ? Comment s’est passé le démarrage ?
Nous l’utilisons depuis le mois de Février 2012. Nous avons reçu une formation très complète d’une demi journée et avons commencé à entrer des données dans Meetings* dès le premier jour. Même si l’outil peut paraitre un peu complexe au premier abord, l’ensemble des étudiants se l’est approprié très rapidement.

Quel est le principal gain apporté par Meetings* ?
La possibilité pour les membres de la Junior de ne jamais perdre d’information et d’être renseignés de toutes les initiatives et propositions qui ont été faites de semaine en semaine. Le fait de pouvoir accéder aux archives est en soi-même un grand plus, car il permet à ceux qui s’inscrivent au programme en cours d’année de prendre connaissance de tout ce qui a été fait ou rédigé jusque là grâce aux documents qui sont attachés aux compte rendus.
La gestion des actions sur un logiciel fonctionnant sur le Cloud permet à tous les membres de la communauté de ne jamais oublier une tâche et de travailler de manière parfaitement collaborative en temps réel.

En quoi le compte rendu valorise-t-il le travail en réunion? Est-il plus pratiqué aux États Unis qu’en France ?
Le compte rendu est un élément essentiel d’une réunion. A quoi sert une réunion si on ne peut pas en retirer d’enseignement ou d’information qui facilitera le travail de chacun ? Ce serait une pure perte de temps ! Certes, utiliser Meetings* demande un effort d’organisation très particulier car il faut que l’un des membres du groupe s’emploie à rédiger ce document en prenant des notes en temps réel. Mais quel gain de temps pour la suite des opérations ! Plus rien ne passe entre les mailles du filets et l’ensemble de l’information soumise pendant la réunion reste utilisable par l’ensemble de l’équipe pour les semaines et les mois à venir.

Le pragmatisme est ancré dans la culture du business aux États Unis. Je pense que Meetings* aura un succès incroyable dans ce pays où chaque manager a déjà pris l’habitude d’exiger systématiquement des comptes rendus de réunion. Cette pratique est encore gérée de manière archaïque avec des documents Word ou via e-mail.
Meetings* vient jouer un rôle novateur et prépondérant en « modernisant » de manière très efficace la façon de gérer le quotidien.

Merci, Christian, pragmatique et zen, ça sonne bien !

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Les Blues Brothers de la réunion

Dans cette période un peu « chargée », il est bon de prendre un peu de recul. L’humour, cela sert aussi à cela.
Connaissez-vous les « Vidéos du succès » des deux compères PPC & HK qui chaque semaine tournent une vidéo mise en ligne sur Youtube et facebook ?

Documentées sur le fond, déjantées sur la forme, elles abordent en 7 points  et moins de 7 minutes des sujets personnels ou professionnels, exemple :  Maigrir sans régime, Le CV Gagnant, Gérer efficacement sa boîte mails au retour des vacances,7 secrets de femmes pour séduire un homme, Lancer son entreprise et devenir riche, Arrêter de regarder la TV, Visiter les entreprises de la Silicon Valley, Comment devenir une star sur YouTube ? Chasser sur Meetic … et Faire foirer une réunion ! ( voir la video  (4 minutes), c’est ici)

Pour les pressés, les  7 points  de la  « loose en réunion » :

1. Ne jamais respecter l’ordre du jour
2. L’inverse, Noter tout, et à la fin, remettre tout en question
3. Le mot qui tue (la remarque déplacée au chef…qui marche très, très bien, ou l’attaque perso désobligeante)
4. Les invités mystères qui mettent la pagaille
5. Faire des apartés
6. Ignorer que les réunions ont un rythme
7. Prévoir une autre réunion pour remettre à l’ordre du jour les points dont on devait parler

Et oui, réussir sa réunion, ce n’est pas seulement une question d’outil, c’est aussi une question de comportement, un projet de conduite du changement.
J’ai coutume de dire que les gens en réunion pratiquent top souvent un sport individuel alors qu’il s’agit d’un sport collectif.

Alors, partez du bon pied et choisissez bien votre première équipe pour démarrer dans Meetings*

Et vos réunions deviendront efficaces et Zen !

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Des trajectoires extraordinaires

Geoffrey James, célèbre blogueur et journaliste américain, a interviewé quelques uns des plus brillants patrons pour découvrir le secret de leur succès. Il dit avoir trouvé ce qui les réunit et pour cela, compare l’attitude d’un patron moyen et d’un patron extraordinaire sur les 8 idées phares qu’il a retenues.
Je vous donne le détail des deux premières :

Le business est un écosystème, pas un champ de bataille

• Les patrons moyens voient le commerce comme un conflit entre les entreprises, les départements et les groupes. Ils construisent d’immenses armées de « troupes » qu’ils peuvent commander, diabolisent les concurrents et traitent les clients comme un «territoire» à conquérir.
• Les patrons extraordinaires voient le commerce comme une symbiose où la firme la plus originale est la plus susceptible de survivre et de prospérer. Ils créent naturellement des équipes qui s’adaptent facilement à de nouveaux marchés et peuvent rapidement former des partenariats avec d’autres entreprises, les clients … et même les concurrents.

L’entreprise est une communauté pas une machine

• Les patrons moyens considèrent que leur entreprise est une machine dont les employés sont des rouages. Ils créent des structures rigides avec des règles rigides et puis essayer de garder le contrôle en « tirant les leviers» et «gouvernant le navire. »
• Les patrons extraordinaires voient leur entreprise comme une collection d’espoirs et de rêves individuels, le tout relié à un but plus élevé. Ils inspirent les employés pour qu’ils se consacrent à la réussite de leurs pairs et par conséquent à la communauté et l’entreprise dans son ensemble.

Les autres idées sont (à découvrir ici en anglais) :

• Le Management c’est servir, pas contrôler
• Mes employés sont mes pairs, pas mes enfants
• La motivation vient de la vision, pas des peurs
• Le changement signifie la croissance, pas la douleur
• La technologie offre l’autonomisation, pas d’automatisation
• Les travaux devraient être un plaisir, pas un simple labeur

Hum, hum,… On peut quand même être un peu surpris par un tel angélisme, quand on connaît certaines biographies… même si l’on peut adhérer sans retenue à ces valeurs.

Mais chez Meetings*, on aime. Car utiliser Meetings* ce n’est pas seulement utiliser un logiciel, c’est aussi un projet de conduite du changement où les réunions sont vues et pratiquées comme un sport collectif.

Il est bon de répéter : ce sont la confiance, la transparence, le respect et la responsabilité qui mènent à l’efficacité collective.

Alors, bravo aux Patrons extraordinaires et Zen !

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Votre projet en une seule page

Vous avez peut-être déjà entendu parler d’Alexander Ostelwalder et de son désormais fameux Business Model Canvas. Sans révolutionner le sujet, il a le mérite de représenter en une seule page tous les aspects de votre projet : faire quoi, pour qui et comment (Le document est visible ici).
C’est un exercice indispensable – voire salutaire pour certains – avant (re)lancement de tout projet d’entreprise.
Ne faudrait-il pas aussi faire ce genre d’exercice avant de lancer tout nouveau comité et sa série de réunions ?
La transposition n’est à priori pas évidente mais soyons créatifs

Passons en revue les différents éléments du Business Model Canvas d’Alexander…

Votre « proposition de valeur »
(quel problème résolvez-vous, ou quel bénéfice procurez-vous)
Côté Réunions : Quels objectifs souhaitez-vous atteindre en lancant ce nouveau Comité et ces réunions ?

Les « segments de clientèle » & la « Relation Client »
Côté Réunions : comme tout projet, une réunion doit servir les intérêts d’un « Client » interne ou externe (le service, un autre département, les utilisateurs de votre produit, …). Quel est le « Client » de votre nouveau Comité et de ses réunions ?

Les canaux  de distribution et de communication
Côté Réunions : on pourrait transposer ce point plutôt à la tenue de chaque réunion. Est-il nécessaire d’organiser un grand ralliement pour ces réunions « en présentiel » ou un partage d’écran à distance est suffisant ?

Vos activités clés
Côté Réunions : Quels sont les sujets susceptibles de figurer à l’Ordre du Jour de vos réunions pour ce nouveau Comité ?

Vos ressources clé
Côté Réunions : En fonction des sujets à traiter, quelles sont les ressources clés pour ce Comité ? Avant même de mettre des noms sur la liste des participants… Des têtes risquent de tomber

Vos partenariats clés
Côté Réunions : vu les sujets à traiter, les ressources internes risquent d’être un peu courtes ? Il est temps d’identifier les ressources externes complémentaires : experts techniques, innovateur, représentant du « Client »,…

Vos flux de revenus & Vos coûts structurels
Côté Réunions : les objectifs de votre nouveau Comité sont encore plus pertinents s’ils sont chiffrés !
Quel est le coût prévisionnels de vos réunions (votre « Capital Réunions ») : salaires, déplacement,… ?

Et voilà : Meetings* lance le « Meetings Canvas » !

Schématiquement Zen !

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''Meetings* est entré dans notre vie professionnelle au quotidien''

Jean, est le DG de Global Aerospace France et l’un de nos « early adopters » du secteur Assurances

Jean, Pourrais-tu me donner le chemin parcouru avec Meetings depuis plus d’un an ?
Meetings* est entré dans notre vie professionnelle au quotidien. C’est devenu pour nous un outil d’usage aussi courant qu’Outlook ou Excel.
Nous perdons globalement beaucoup moins de temps.

Tu as quelques statistiques à nous donner ?
Quantitativement, nous en sommes à plus de 300 comptes rendus et  2 233 actions suivies (dont 2 021 terminées ou clôturées), dont 260 comptes rendus et 2 155 actions depuis début 2011. Pour quatre personnes, c’est significatif… sachant que nous passons moins de deux heures en temps cumulé sur Meetings* par semaine, dont une heure pour notre réunion hebdo. En revanche, Meetings* est en permanence ouvert sur notre bureau.

Comment l’utilisez-vous ?
Nous avons deux grands usages
- la réunion hebdo
- la check list
La plupart des comptes rendus check-list correspondent à un dossier sur lequel 6 actions sont à effectuer par 5 personnes (dont une à Londres) en coopérant (passage de relai, compléments d’explications sur les étapes antérieures). Meetings* nous permet de suivre à quatre, 200 dossiers complexes sans craindre d’oublier quoi que ce soit ou de prendre du retard, tout cela sans stress…

Quels ont été les principaux freins ?
Il faut prendre l’habitude d’utiliser un nouvel outil (un de plus !!!)
Mais Meetings* aide à passer du comportement perso – confortable mais chronophage, où chacun fait son rangement – au mode collectif qui devient assez rapidement sympa tout en étant beaucoup plus efficace. Chacun peut donc se concentrer sur le contenu des échanges et non sur la façon dont il est possible de les retrouver.
Et puis, les boites mail sont plus légères, ce qui n’est pas plus mal.

Comment ton équipe a-t-elle accroché à Meetings* ?
Depuis que nous pouvons retrouver le temps qui s’écoule entre la décision de faire une action, le moment où elle est prise en charge, celui où elle est terminée et celui où elle est clôturée, nous cherchons à améliorer notre performance… et nous y arrivons. Nous y trouvons même un aspect ludique. C’est cela devenir accro…
En fait, cela nous conforte dans l’idée que ce n’est qu’en mesurant qu’il est possible de progresser.

Ta conclusion ?
Plus on utilise Meetings*, plus on découvre ses fonctionnalités et sa puissance dans les relations coopératives.
La conduite du changement s’est traduite pour nous par un changement de conduite.
En fait, c’est ce qui était visé et c’est bon signe pour l’avenir.

Merci Jean, à bientôt

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Vos réunions sont-elles démocratiques ?

En cette période d’élection nationale, prenons un peu de distance façon billet d’humeur avec cette question : nos réunions sont-elles démocratiques ?

Si l’on se réfère à la définition originelle de la démocratie, « un régime dans lequel le peuple est souverain », la question mérite d’être posée !

Imaginons un instant les réunions version « origine démocratique garantie »…

Dans le style « démocratie directe », on commencerait par tirer au sort l’animateur de la réunion (certains serrant les dents, prêts à se cacher sous la table). Après discussions, chaque point de l’Ordre du Jour finirait par un vote à main levée, dans la plus pure tradition athénienne, la « toge » en moins.

Dans le style « démocratie représentative », chaque participant, à tour de rôle, commencerait par présenter son programme d’animation de la réunion et toutes les bonnes raisons d’être élu animateur en chef. Fous rires garantis.

Dans les faits, force est de constater que l’animateur en charge de la réunion est directement désigné par « la Direction » ou, dans sa version modernisée, « le Management ».

Alors, en matières de « réunion démocratique », tout dépend finalement du style du personnage animateur en Chef : un Louis XIV aux pleins pouvoirs, un Napoléon meneur d’hommes et autoritaire, un Che Guevarra anticonformiste tendance révolutionnaire, un Gandhi héros du dialogue et de la non agression ou un De Gaulle avec une « certaine idée de la Réunion » ?

Et vous, quel type d’animateur êtes-vous ?

Démocratiquement Zen !

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Réunions & tablettes : un véritable phénomène

Dans un article récent du Financial Times, Alexandra Stevenson revient sur la multiplication des tablettes iPad en Comités de Direction. Avec du beau monde en exemple : Barclays, Kingfisher, Thomson Reuters,…

Même si on peut parfois se demander si l’article n’a pas été écrit par le service Com d’Apple, la dématérialisation des documents papier pour les managers en réunion via les nouvelles tablettes est un véritable phénomène.
Et après avoir enfoncé quelques portes ouvertes, l’auteur est finalement frappé par un éclair de lucidité en soulignant que rien ne sert de lire ses docs sur tablettes si rien ne change par ailleurs. Cette dématérialisation des documents des réunions doit apporter aux réunions des plus en termes d’efficacité, de productivité, de transparence, de meilleure préparation,…

Ce que l’auteur ne dit pas c’est que l’iPad d’Apple est clairement devenu le dernier accessoire à la mode incontournable du manager accompli. Histoire de se donner le côté geek du manager 2.0.
Mais pour que ça devienne plus qu’un simple « e-reader » ou l’outil idéal pour amuser les enfants sur la banquette du restaurant du week-end, il va falloir s’investir davantage sur le contenu et tirer parti du tout numérique. Comme se disait déjà le flamboyant J2M à l’avènement du web haut débit : A quoi bon de gros tuyaux sans les contenus qui vont avec ?

Alors, un exemple de contenu pour les tablettes et les réunions ? Avec Meetings* pour iPad / iPhone

• Emportez avec vous non seulement les documents mais tout l’historique de vos réunions
• Visualisez en un coup d’oeil toutes les actions menées depuis le dernier Comité pour une meilleure préparation
• Identifiez de suite les point bloquants à traiter pendant et entre les réunions sans laisser le stress s’accumuler

Se libérer l’esprit et libérer son temps grâce à la collaboration mobile, c’est Zen !

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Dites-moi, Docteur, est-ce que mes réunions m'abrutissent ?

Antoine, expert-comptable et lecteur régulier de notre blog, m’a fait parvenir cet article d’Annie Kahn paru dans Le Monde du 26.03.2012 « De l’effet abrutissant du travail en groupe ».

Extrait :
« Abruti » : « qui est inapte à réfléchir », dit le dictionnaire. Et traiter une bande d’ « abrutis » serait un pléonasme, selon une récente étude du Virginia Tech Carilion Research Institute, un centre médical de recherche américain.

Le seul fait de travailler en groupe affecterait en effet le quotient intellectuel (QI) des participants. A la baisse, pour ceux ayant un statut social inférieur aux autres, ou se percevant comme tels. Car ils ont alors peur de mal faire, perdent confiance dans un environnement compétitif qui les inhibe. Les femmes se retrouveraient particulièrement dans ce cas de figure, souligne l’étude. L’âge n’aurait, en revanche, aucune incidence.

« Vous pouvez vous moquer des réunions qui vous semblent débiles. Mais nos travaux suggèrent que ces réunions pourraient bien vous rendre débiles, vous aussi« , explique ainsi Read Montague, directeur du laboratoire d’imagerie cérébrale de Virginia Tech, responsable de cette étude.

Celle-ci s’appuie bien sûr sur des preuves scientifiques. Des individus de QI équivalents, mais d’une moyenne supérieure à celle de la population américaine, ont été mis en situation de travail en groupe. La façon dont leur cerveau fonctionnait a été suivie par un équipement d’imagerie par résonance magnétique (IRM).

Les clichés ont confirmé la moindre activation des zones cérébrales nécessaires à la résolution de problèmes chez ceux ayant le sentiment d’avoir un statut social inférieur… Néanmoins, les chercheurs en neurosciences s’interrogent : « En accentuant la concurrence au sein des équipes, ne perdons-nous pas le potentiel d’une grande partie des personnes de talent ? »
A l’heure où le travail en groupe est hautement valorisé, il est en effet urgent de se poser la question. Et d’avoir l’audace de fournir la réponse. A savoir : oui et non. Oui, les groupes de travail entre semblables en concurrence sont contre-productifs. Non, car selon d’autres études, les groupes diversifiés sont au contraire plus performants, la complémentarité des compétences étant source de progrès…

Chez Meetings*, on pense qu’une collaboration transparente des équipes pendant et entre les réunions valorise chacun de ses membres et qu’on ne construit pas sur les défauts des personnes mais sur leurs qualités et leur complémentarité.
Le domaine de la Réunion permet d’appliquer l’amélioration continue et les principes du lean management.

Alors, prêt pour un IRM de comparaison mesurant l’activation cérébrale après plusieurs semaines de l’utilisation de Meetings* ?

Ce serait Zen de voir les clichés, merci Antoine !

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Votre prochaine réunion résistera-t-elle au test des 7 raisons de Trish Gorman ?

Consultante, conseil de nombreux Managers US, Trish Gorman ne fait pas dans la dentelle. Forte de son expérience, elle dresse un constat sans appel de ce que peuvent être trop souvent les réunions :

• Coûteuses
  Avez-vous déjà calculé votre Capital Réunion ?

• Sans objet
  Commencez par expliquer le pourquoi de cette réunion et pourquoi tout le monde se trouve dans la salle…

• Non productives
  Avez-vous jamais imaginé quel serait l’indicateur de productivité de vos réunions ? Vos actions sont-elles tombées dans le trou noir entre deux réunions ?

• Sans réelle animation
  Pour lutter contre la réunionite aigüe, êtes-vous prêt à couper court à toute discussion à rallonge ou à remercier tout participant non justifié ?

• Archaïques
  Rappelez-vous, il y a aujourd’hui des outils web simplissimes de gestion des comptes rendus et plans d’actions en ligne que l’on peut partager en  vidéoconférence avec toute sorte de solution !

• Théâtrales
  Vous anticipez le one man show d’un des participants ? Changez les règles, Redistribuez les rôles, Invitez un nouveau participant,…

• Plus d’actualité
  Reconduisez-vous systématiquement un budget d’une année sur l’autre ? Alors n’hésitez pas à remettre en cause tel comité de pilotage voire même réunion de service en faisant réagir les participants sur leurs perceptions et attentes

Constat partagé pour vos réunions ? Le remède de Trish Gorman est radical : annulez tout ! Il s’agirait plutôt d’une solution d’urgence, le temps de mener le bon diagnostic et de prendre les bonnes mesures.

Pour des réunions bien animées, productives, et Zen… Parlons-en !

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Série de 48 épisodes créée par Samuel Baum d'après les découvertes scientifiques du docteur en psychologie Paul Ekman

J’ai participé la semaine dernière à un atelier animé par Stephen BUNARD, organisé par NeuillyLab, intitulé « Communiquer efficacement ».

Si vous n’êtes pas fan de la série « Lie to me », diffusée sur M6 ou spécialiste de psychologie, vous ne connaissez sans doute pas la synergologie, méthode de décryptage du langage corporel.
Nos gestes nous trahissent. Et certains comme les micro-démangeaisons du visage sont ceux qui nous trahissent le plus.
Depuis une quinzaine d’années, cette discipline est venue renforcer l’étude du comportement et de la communication (PNL, Behaviorisme, Ethologie,…).
Elle est utilisée depuis 15 ans par les polices, douanes et professions de santé au Québec.

Stephen a ponctué ses propos d’analyses de courtes séquences vidéos de femmes et hommes médiatiques pour mettre en évidence ces marqueurs émotionnels :
Axe de tête (droite vigilance, gauche séduction), position des mains (hautes, croisées, en pince, en berceau, en bourse), bouche (fermée= maitrise), grattage d’œil (en haut = imaginer, en bas = pas envie), clignement des yeux (absence = contrôle, accélération = je suis en train de zapper), sourcils qui bougent (attirer l’attention), épaule (droite surélevée = volonté de marquer son territoire),…

La synergologie, utile en réunion ?

C’est sans aucun doute à rentrer dans la panoplie du manager : mieux interagir, mieux comprendre, travailler ses messages, décoder les « signaux émis par les participants aux réunions ».
Exemple, en réunion : « Vous avez envie de travailler sur ce dossier avec moi ? »

• Si la réponse est « Oui » avec grattage d’oeil bas, alors méfiance, sauf s’il a un bouton qui le démange 
• Si vos collègues sont fans de « Lie to Me » et fabriquent leurs gestes, il vous faudra de plus faire la différence entre le mal à l’aise ou le contrôle qui va induire le mensonge…

Alors, si vous n’êtes pas prêt à 3 années d’études supplémentaires ou à faire appel à un Synergologue pendant vos réunions, vous pouvez toujours regarder le petit Journal de Yann Barthès qui décode chaque jour notre actualité.

Tout le monde n’a pas le même potentiel emphatique, mais plus on apprend à décoder les images, plus on progresse.

Zen la communication non verbale !

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