Stop au gaspillage

Une belle brochette de mauvaises pratiques

Il y a près de cinq ans un cadre dirigeant d’une grande entreprise nationale nous résumait ainsi la situation de son service : « On a trop de réunions, avec trop de participants et trop d’actions en retard ». Différentes études récentes de l’éditeur Volumetrix reprises par le Wall Street Journal nous montrent qu’aujourdhui la situation n’a guère évolué.

Une part toujours aussi importante du temps passé en réunions
Après analyse d’une année de pratiques des réunions de 7600 collaborateurs, plusieurs groupes de travail de la société Seagate Technology (leader des disques durs) réalisent qu’ils passent en moyenne 20h par semaine en réunions.

Une surcharge de travail générée en interne
Une autre étude menée sur 25 sociétés conclut que le management générait pour leurs équipes interne 400 heures par semaine d’activité uniquement liée au traitement de leurs emails et la présence en réunions. Soit l’équivalent de 10 personnes à temps plein.

Des erreurs de casting coûteuses
Une mission d’analyse sur 17 sociétés montre en effet qu’un collaborateur passe 8h par semaine dans des réunions qui ne le concernent pas directement.
Selon Michael Mankins de Bain & Co., partenaire de ces études, tout participant au-délà de 7 personnes réduit de 10% la capacité à prendre des décisions. A noter que pour la plupart des organisations, une réunion de 7 personnes est déjà source de sérieux questionnements quant à son objectif et sa légitimité !

Une fois de plus, dans un environnement où la lutte contre les gaspillages de toutes sortes s’impose, il est utile de commencer pour ses réunions par des principes simples :

  • rédaction systématique d’un Ordre du Jour détaillé à minima pour s’interroger sur l’objectif, la pertinence des participants et la nécessaire préparation
  • la formulation claire et partagée d’actions lors de la réunion pour transformer la réunion en plan d’actions
  • la collaboration et le suivi du plan d’action pour valoriser au mieux ce moment d’intelligence collective que sera la réunion suivante

En s’appliquant ces principes simples avec MyMeetings, un client vient de passer récemment d’une réunion de service hebdomadaire à une réunion tous les 15 jours. A raison d’une réunion de 2 heures, avec 5 personnes, voilà déjà 200 heures récupérées sur l’année, une équipe mieux informée, plus productive et soudée !

Et vous où en êtes-vous ? Comme le dit fort justement dans l’article un dirigeant de Seagate : « Vous améliorez ce que vous mesurez ».
Chez MyMeetings, nous avons justement mis au point le Diagnostic Flash. Parlons-en !

Mesurer pour améliorer et moins gaspiller, c’est Zen !

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