Superbe illustration d'Antoine Corbineau qui traduit la complexité du sujet
Superbe illustration d'Antoine Corbineau qui traduit la complexité du sujet

Quelques Principes pour Changer Vos Réunions

On attaque le dernier trimestre 2017 et le sujet « Comment rendre ses réunions plus efficaces » est toujours bien présent.
Il s’est invité chez le NY Times qui publie un excellent condensé d’Adam Bryant, de ce qu’il faut faire ABSOLUMENT pour améliorer ses réunions.
Ça fait trop longtemps que je n’ai pas fait une piqûre de rappel sur ce blog, dont acte.

Le caillou dans la chaussure

Nous avons tous été un jour ou l’autre scotché dans une mauvaise réunion.
Arrivé à temps et la réunion commence 10 minutes en retard.
Ordre du jour ? pas clair.
La personne responsable ? pareil.
Certains participants commencent à proposer des idées, d’autres les critiquent.
Rien n’est vraiment décidé et la réunion se termine.
Vous ruminez en silence l’heure perdue.

Adam Bryant a interviewé près de 500 directeurs généraux et nous rappelle que l’on peut enlever ce caillou de notre chaussure en 5 principes clés

1er principe : Établir les règles d’or d’une Réunion

  1. Pas de réunion sans ordre du jour
    « Si je n’ai pas d’ordre du jour devant moi, je m’en vais » : dit un des patrons interviewés.
    L’ordre du jour, c’est la boussole et le chronomètre des conversations. Il permet de revenir sur la bonne voie si les discussions patinent.
  1. Commencer à l’heure, finir à temps
    Rester assis en essayant de deviner quand le patron arrive ou que tous les participants soient prêts, une gabegie.
    Si le leader veut vraiment que les réunions commencent à l’heure, les réunions commenceront à temps.
    Tout aussi important, est que la réunion se termine à l’heure. Cela force à rester concentré sur l’ordre du jour.
  1. Finir par un plan d’action n’est pas une option
    Sans le « Quoi Qui Quand des actions », la réunion n’aura pas été bien utile.
    Il faut systématiquement prévoir le temps de relecture et de discussion de ce plan d’action, qui peut être bâti au fil de l’eau de l’ordre du jour puis validé et complété avant la fin de la réunion.

2ème Principe : Donner un rôle à chacun

Afficher sans ambiguïté le rôle des participants dans les processus de décision :

  1. Ampoule ou pistolet
    Là , je suis moins fan des symboles proposés par Dawn Lepore, l’ancien patron de Drugstore.com : « Une ampoule signifie que c’est juste une idée que j’avais, alors on en discute. Un pistolet est, je veux que vous fassiez cela ».
  1. Qui prend la décision finale ?
    Ça dépend du type de problème nous dit Sheila Lirio Marcelo, directrice générale de Care.com  : « Les décisions de type 1 sont la décision exclusive du décideur. Celles de Type 2, les gens peuvent en discuter et le responsable prend sa décision. Celles de Type 3 : c’est un consensus. »

3ème Principe : Laisser parler les autres

Être clair sur l’ordre du jour.
Contrôler la réunion, pas les conversations.
Profiter des échanges, s’abstenir de conclure avant d’avoir discuté.

4ème Principe : Inciter à contribuer

  1. comprendre et gérer les personnalités
    Les attitudes qui polluent les réunions :
    Certains aiment dominer la conversation, tandis que d’autres se mettent en retrait.
    Certains sont dans la critique systématique.
    La plupart hésite à émettre une opinion hors de son champ d’expertise ou de son degré hiérarchique.Kathleen Finch, de Scripps Networks Interactive, aime organiser une réunion périodique qu’elle a baptisé « pile-on meeting » : 25 personnes invitées, on y balaie les projets des 6 prochains mois, on oublie les statuts, tout le monde s’exprime sur ce qu’il ferait pour améliorer la situation.
    « C’est incroyable ce qu’il sort de ces réunions », dit-elle.
  2. Être vulnérable
    Julie Greenwald, la présidente d’Atlantic Records, donne le ton :
    « Dans les réunions, je parle constamment de la façon dont nous devons être vulnérables … Je vais jeter des idées. Certaines d’entre elles seront horribles et je vais laisser les gens me dire que c’était l’idée la plus folle de la planète, même si après cela on fait… Il est important que tout le monde comprenne que nous sommes une entreprise où la prise de risques est nécessaire.»
  3. Faire de tout le monde un juge
    Développer les systèmes de décision où tout le monde vote indépendamment de la hiérarchie (post it sur un tableau, cartes à jouer,…)

5ème Principe : Éviter le fluage des réunion

Késako ? En physique le fluage est le phénomène qui provoque une déformation irréversible différée, c’est-à-dire non-instantanée, d’un matériau soumis à une contrainte constante.
Pour nos réunions, c’est pareil.
Vous commencez à remplir votre agenda avec des réunions (le matériau) soumis à une contrainte constante (le temps).
Et la déformation différée apparaît comme inéluctable : on la baptise « réunionite ».
Cette forme d’engrenage non souhaité est particulièrement étudiée dans le domaine militaire, on comprend aisément pourquoi.

Pour éviter cet écueil, auditez régulièrement votre agenda, ou comme Stewart Butterfield, fondateur de Slack, plus radical, annulez vos réunions récurrentes pour voir celles que vous avez manquées et souhaitez restaurer.

Ce tour d’horizon de la réunion n’est pas tout à fait complet : on n’y parle pas de prise de note, de gardien du temps, de suivi temps réel du plan d’action, de process, de dynamique de groupe, de réunion pomodoro ou autre, mais il y a 2 ou 3 aspects intéressants.

Pour conclure, une réunion efficace est une réunion Zen, avec :
du sens, du leadership, de la co construction, de l’intelligence émotionnelle, de l’efficacité opérationnelle et sans oublier :
un outil digital pour collaborer AVANT PENDANT APRES.

La Réunion Zen est mon credo !

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