On croit que c'est tout pareil... Et ben nan !

Pour Google, il y a une différence entre coopération et collaboration

Cette différence entre coopération et collaboration a fait le titre d’un article publié dans la Harvard Business Review écrit par Ron Ashkenas (Auteur de « Simply Effective ») et sponsorisé par Google Apps for Work.

Après une première lecture rapide, je me suis dit que le sujet était plutôt tiré par les cheveux et je suis passé à autre chose.
Puis, quelques jours plus tard, je l’ai relu tranquillement et me suis dit après tout… A vous de juger.

Tout le monde est d’accord pour dire qu’une collaboration transversale est essentielle pour réussir les grands projets. La réalité, c’est que c’est beaucoup plus facile à dire qu’à faire. Se réunir, partager des informations, et coopérer, ça ne suffit pas. Car il faut prendre des décisions difficiles, faire des compromis, répartir le travail, fixer des priorités. Et c’est cela qui coince.

Ron donne d’abord quelques exemples :

  • Une grande compagnie d’assurance a décidé de développer une nouvelle gamme de produits pour ses clients.
    Les équipes de développement de produits et de marketing n’avaient pas assez travaillé en étroite collaboration avec les équipes informatiques et le support client. Elles étaient au courant de la stratégie générale, mais n’avaient pas été incluses dans l’exécution détaillée.
    Conséquence : les produits à peine déployés, ses clients ont subi des retards et des erreurs dans le traitement, les centres d’appels n’étaient pas préparés à des questions, et le coût global de ces nouveaux produits a été beaucoup plus élevé que prévu.
  • Une entreprise mondiale de fabrication voulait personnaliser le composant d’un produit pour l’un de ses gros clients. 18 mois plus tard, le chef de produit ne pouvait toujours pas donner au client un prix et un calendrier ferme de livraison.
    Cela exigeait une vaste reconfiguration du process, avec des changements de l’électronique, du refroidissement, de la puissance, du poids, du prix et de la livraison du produit. Bien que chacun ait accepté de prendre sa part de changement, tout le monde a travaillé de façon autonome, en ignorant l’impact que ses changements provoquait au sein des autres services et était impacté en retour, boucle sans fin.

La chose étrange à propos de ces exemples (et d’innombrables autres) est que les managers de ces entreprises avaient été particulièrement bien formés à la collaboration et au travail d’équipe.
Ce que Ron met en cause, c’est que ces managers ont confondu désir de coopération et collaboration véritable. En effet, la plupart d’entre eux sont coopératifs, amicaux et prêts à partager l’information. Cependant, il leur manque la capacité et la flexibilité d’aligner leurs objectifs et moyens avec les autres en temps réel.

Pour commencer à collaborer vraiment, il recommande deux choses :

  • Créer un contrat de collaboration pour chaque projet : déterminer les responsabilités, esquisser les séquences de réalisation bout en bout, présenter un cadre explicite pour engager un vrai dialogue sur ce qui peut être fait.
  • Développer des habiletés de collaboration : éviter ce qu’il baptise « la collaboration en série », c’est à dire passer d’une fonction à l’autre et essayer de concocter un accord ; il faut donc réunir les personnes clés dans une même salle pour se mettre d’accord et planifier les actions.

Et Google d’en rajouter une couche :
« Chez Google, nous avons réalisé que nos équipes les plus novatrices et ayant réussi sont celles qui ont collaboré le mieux, donc nous les avons soigneusement étudiées pour voir comment elles travaillaient. Trois facteurs sont ressortis :

Chercher des idées partout
Lorsque vous êtes coopératif, vous êtes tout simplement à la recherche de réponses. Lorsque vous êtes en collaboratif, vous êtes également à la recherche des bonnes personnes avec les bonnes questions afin de générer la prochaine grande idée. Ces questions et les idées ne peuvent pas toutes venir d’une seule personne, d’un ministère ou même d’une entreprise, alors assurez-vous que vous donnez à votre équipe la liberté et les outils pour découvrir et travailler avec une grande variété de collaborateurs, peu importe où ils sont. En élargissant votre pool de ressources vous augmentez vos domaines d’expertise, identifiez les problèmes plus tôt, et surprenez vos clients avec des innovations inattendues.

Travailler comme on vit
Avec les smartphones et tablettes toujours à portée de main, les gens ont tout simplement envie de faire les choses quand ils en ont besoin. Si vous voulez que votre équipe soit aussi productive au travail que dans sa vie personnelle, vous devez leur permettre d’utiliser une technologie rapide, simple et intuitive qui rend facile et efficace la collaboration de n’importe où, à tout moment.

Utiliser les bons outils
L’avantage le plus important de la collaboration est qu’elle se passe en temps réel. Quand les équipes passent leurs temps à s’envoyer des fichiers et des informations d’avant en arrière, c’est un avertissement qu’ils ne sont pas alignés sur l’objectif, la stratégie et les ressources. »

Ce qui me frappe dans ce sujet, ce sont deux choses :

  • Les situations décrites par Ron semblent être du siècle dernier alors qu’il nous dit que c’est complètement d’actualité, coincés que nous sommes en « mode coopération ». Or, la collaboration digitale et transverse gagne chaque jour du terrain.
  • La réponse en termes de collaboration temps réel recommandée par Google n’est pas suffisante. Pour que les individus produisent efficacement au service du collectif, il faut que ceux qui forment l’équipe puissent travailler aussi en mode asynchrone ENTRE les réunions, c’est-à-dire AVANT et APRES.

Ceci dit, nous sommes d’accord sur l’idée que l’alignement des équipes doit se faire d’abord en réunion. Pour qu’elles aient une chance de rester alignées entre les réunions, il faut développer des « habiletés de collaboration » et « utiliser les bons outils ».

Quelques billets pour réviser :

Et je rappelle pour conclure, que si ce n’est pas l’outil qui fait le changement, sans outil qu’il est dur de changer !

En fait, j’aurais pu vous rappeler la presque totalité des 300 billets écrits depuis 2010, ceux qui nous suivent le savent bien 😉

Zen les réunions habiles !

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