Les "meetings", une relation compliquée... mais toujours aussi essentiels

Meetings version US : les bons, les mauvais et les méchants

Cette semaine j’ai choisi de vous parler de la perception américaine des « Meetings », à travers une compilation des chiffres-clés de statistiques officielles américaines intitulée « America meets a lot », et un article intitulé Meetings: The Good, the Bad and the Ugly de l’université américaine  Wharton University.

Et oui, dans le nouveau monde, c’est pas terrible non plus… On en reparle quand vous aurez lu ce qui suit :

  • 338$, c’est le coût moyen d’un participant à une réunion aux US (hors CEO et top managers, beaucoup plus chers, chaque réunion poouvant coûter 20.000$)
  • 11 millions d’heures de réunions chaque jour = 55 millions par semaine = 220 millions par mois =  plus de 2 milliards par an (éviter alors le gaspillage…)
  • 45% de ces réunions sont des réunions de service, 22% de projet  et 21%  de partage d’information
  • 9 participants en moyenne par réunion
  • 1/3 du temps en réunion est considéré comme improductif par les participants
  • les causes de cette perception : absence de décision, manque de conclusion, réunions mal préparées, domination et conflit de personnes, pas de compte rendu publié
  • 25% des réunions dure moins d’une heure, 25% moins d’une heure 1/2, 30% moins de 4h
  • une réunion type dure de 30 à 60 mn, soit souvent les créneaux proposés par les agendas et la propension de tous à occuper tout le temps imparti (loi de Parkinson)

L’article de la Wharton University dépeint lui une vision à la fois critique et enthousiaste.
Ce ne sont pas les réunions qui posent problème mais les « mauvaises » réunions. Toujours en mode « débordés », les participants les voit souvent comme le seul endroit où l’on peut réfléchir. Mais c’est en amont que doit se faire la réflexion pour des réunions bien préparées. Alors comme un bon livre ou un bon film servi par une intrigue bien ficelée, les réunions seront intenses et tiendront les participants en haleine.
Dans cette même logique, on dispose aujourd’hui de multiples canaux de communication synchrones et en mobilité. Il faut se poser toujours plus la question de l’objectif précis d’une nouvelle réunion. Est-elle utile ? Est-ce une simple réunion d’information qui pourrait être diffusée autrement ?
C’est aussi à cause de cette virtualisation des échanges entre des équipes davantage pluridisciplinaires et géodispersées que les « bonnes » réunions deviennent toujours plus essentielles. Elles sont le point de convergence, de synchronisation et le liant d’une collaboration efficace.

Que ce soit aux US ou ailleurs, pour passer d’une « mauvaise » à une « bonne » réunion, inutile de viser le saut stratosphérique (si ça marchait, ça ce saurait) mais rester pragmatique et adopter la méthode des petits pas : une réunion pilote bien choisie, une équipe résolue et motivée et des bonnes pratiques déclinées sur au moins 6 réunions d’affilé… avec MyMeetings 🙂

Fuyez les « mauvaises » pratiques et les « méchantes » raisons de résister au changement, pour des réunions « bonnes » et Zen !

Comments:2

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée.