... J'ai aucun problème de temps, moi !
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Le Calendrier de mes To-Dos

Après avoir mis la tête dans les nuages la semaine dernière pour humer le futur, retour au quotidien, les pieds bien sur terre…
Comme d’hab, tout le monde a plein de trucs à faire.
Faut noter, ça aide.
Appelons To-Dos, la liste de nos choses à faire.

L’an dernier, comme Alice ou Adam, vous avez sans doute essayé une nouvelle app inspirée de la GTD ( Getting Things Done de David Allen), il y en a plusieurs centaines.
Vous vous êtes lancé avec enthousiasme en vous disant qu’enfin, vous aviez trouvé le super outil pour gérer vos tâches dans les délais.
Et puis, petit à petit, la passion diminuant, vous avez oublié de le consulter, oublié de le mettre à jour et fini par noter sur des post it, votre bloc note ou recopier au dos d’enveloppes ou de feuilles à recycler votre To-Dos, pour pas gaspiller…
Et de temps en temps, vous en glissez une, de vos tâches, dans votre calendrier, parce que vous ne voulez vraiment pas l’oublier.
Et nous voilà en 2018.
Armé d’une détermination toute neuve, peut-être repartez vous d’une To-Dos bien propre, une page blanche en vous disant que : c’est le vide qui crée.
M’enfin, que se passe-t-il ?
Pourquoi est-il si difficile de pérenniser notre façon de gérer ce que nous avons à faire ?

Gravité

Nos vies sont réglées presque entièrement par des unités de temps :

  • Le pressing nous dit quand récupérer nos vêtements
  • Les éditeurs donnent des délais aux auteurs
  • Les professeurs donnent des dates de rendu aux étudiants
  • La Poste ou Amazon nous donnent des prix en fonction de la date de livraison
  • Google maps nous donne une estimation du temps nécessaire pour arriver à destination
  • Notre machine à laver nous indique en combien de temps elle va faire le job

Le temps est LE centre de gravité de nos actions.

« Get it Scheduled -> Get it Done »

Programmer -> Faire
Compte tenu du rôle que le temps joue dans nos vies, il serait logique de nous concentrer sur la gestion de notre temps plutôt que sur nos tâches.
Les mettre dans notre calendrier en est la traduction concrète.
La réalisation de notre To-Dos dépend étroitement de son calendrier d’exécution, des moments choisis pour en réaliser les tâches ou actions, de notre niveau d’énergie qui n’est pas constant, de notre disponibilité, de nos contraintes.

Programmer nos actions dans le temps augmente leur probabilité d’être faite.

Conduite du Changement

Imaginons un calendrier standard, sur lequel des choses sont représentées et d’autres non.
Généralement, les choses qui sont facile à représenter sont les réunions avec d’autres personnes.
Mais il est moins naturel de représenter des choses qui prendront des dizaines ou des centaines d’heures à réaliser, comme faire de la veille, écrire un livre, méditer ou faire de l’exercice, ou d’autres plus personnelles.
En conséquence, notre vie affichée est remplie avec des choses qui ne reflètent qu’en partie notre vraie vie.

Et pourtant développer l’utilisation d’un calendrier est un excellent moyen d’augmenter sa productivité personnelle et de se préparer au changement, car il permet de :

  • retrouver tout ce que l’on a à faire dans un seul endroit (GTD)
  • nous rendre plus efficace en alternant focus sur chaque tâche à réaliser et pauses (Pomodoro)
  • libérer notre esprit grâce aux rappels programmés
  • nous aider à transformer un événement récurrent en nouvelle habitude ( 21 jours pour changer)
  • donner une vraie valeur à nos tâches créatives en les intégrant dans notre calendrier, comme l’écriture, la lecture, la veille, la méditation
  • rende plus objective l’utilisation de notre temps ( lire ou relire Qu’est-ce qu’une Heure ?)
  • revoir nos objectifs à l’aune de ce que l’on fait vraiment et de ré-allouer notre temps si nécessaire

L’intérêt des calendriers électroniques d’aujourd’hui, c’est que la plupart d’entre eux peuvent être connectés à d’autres outils : calendrier d’équipes, Collaborative Kanban, systèmes de gestion de tâche, gestion de projet, RSE ou autre…
Il est aujourd’hui très facile de connecter son calendrier personnel avec son calendrier professionnel tout en gardant le contrôle de ce qu’on laisse visible.

En amont du calendrier, il est intéressant de noter les sujets que l’on ne sait pas encore insérer dans son calendrier dans un seul endroit accessible en mobilité, visible de partout (fonctionnant comme un backlog – réservoir de fonctionnalités – dans les startups internet).
Chaque matin, on regarde son backlog pour le faire vivre, tâche récurrente inscrite dans son calendrier.
On peut y rajouter des sujets nouveaux, supprimer ceux devenus obsolètes, les décomposer en tâches plus petites, purger le backlog de celles passées dans le calendrier.

En utilisant systématiquement ce couple Backlog/Calendrier comme référentiel de notre To-Dos, nous reprenons la main sur cette denrée périssable, confuse et souvent mal partagée : NOTRE TEMPS.

C’est pourquoi le Calendrier est plus efficace que la To-Dos.

Zen  le calendrier Toudou !

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