Dans  Barbe Bleue en Réunion, à « Anne, ma sœur Anne, ne vois tu rien venir ? » Charles Perrault aurait fait répondre  : «  Je ne vois que les réunions qui réunionitent et les actions qui se délitent… »
Dans Barbe Bleue en Réunion, à « Anne, ma sœur Anne, ne vois tu rien venir ? » Charles Perrault aurait fait répondre : « Je ne vois que les réunions qui réunionitent et les actions qui se délitent… »

Je Me Barbe (Bleue) en Réunion

Vous êtes nombreux à m’avoir alerté sur cette publication d’une énième étude sur le thème de la productivité des  Réunions dans Les Echos et La Tribune du 6 juin dernier.
Je ne pouvais donc vous épargner cette piqûre de rappel sur la productivité des réunions (ou plutôt son absence de).
Un grand merci à ceux qui m’ont écrit.
Que nous fait découvrir cette nouvelle enquête  à l’heure de la Transformation Digitale ?
Un Truc Dingue : rien ne bouge ou presque !

Cette enquête a été réalisée par OpinionWay du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1.012 salariés d’entreprises de plus de 500 salariés, pour le cabinet Empreinte Humaine, spécialisé dans la prévention des risques psychosociaux et la qualité de vie au travail.
Les réunions seraient-elles devenues également dangereuses pour notre santé et à inscrire dans le compte pénibilité  😉 ?

Les chiffres clés :

Les salariés interrogés passent de 5h à 10h hebdo en moyenne en réunion selon leur statut ( non cadre ou cadre), soit de 25 à 50 jours par an. Ça n’a pas changé.

  • à peine plus de la moitié (52%) de ces réunions sont considérées comme productives
  • seule 1 réunion sur 4 aboutit la plupart du temps à une prise de décision
  • seuls un tiers des salariés considèrent que lorsque les décisions sont prises, elles ne le sont pas « au plus près du terrain »
  • les deux tiers des salariés estiment que les décisions sont très majoritairement prises par leur direction
  • environ un sur cinq (18%) des salariés déplorent qu’il n’y ait pas d’ordre du jour ou d’objectif clairement défini
  • plus d’un quart (26%) ne voient pas la nécessité de leur présence à ces réunions
  • les 3/4 (75%) déclarent ne pas avoir la possibilité de décliner l’invitation

« la réunion est un sport collectif généralement pratiqué comme un sport individuel »

  • 4 salariés sur 10 (44%) utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose pendant les réunions
    pour consulter leurs mails (57%), en envoyer (43%), travailler leurs dossiers (40%) ou consulter internet (22%)
  • Une réponse qui m’a interpellé : « 46% disent prendre des notes sur le contenu de la réunion ».
    Dans cette réponse, on ne parle pas de compte-rendu, étonnant, non ? S’agit-il de notes personnelles, non partagées, à usage perso ?

Donc pas de vrai changement dans la perception de l’efficacité et de la productivité des réunions par les salariés interviewés, peut-être même une aggravation illustrée par les trois points ci-dessous :

  • « alors que les changements s’accélèrent, le rythme de prise de décision stagne par rapport à il y a 5 ans pour près de la moitié des personnes interrogées (49%) et tend même à ralentir, disent 28% d’entre elles. Près de quatre salariés sur dix (39%) jugent la collaboration globalement inefficace »
  • « cette  surcharge collaborative  est non prise en compte dans la charge du travail du salarié »
  • « même les cadres ont encore un faible niveau d’autonomie pour agir sur leur charge de travail (55% seulement indiquent pouvoir prendre des décisions) »

C’est quand même un truc dingue !

  • Le temps passé en réunion est important. Lire ou relire : La Réunion est un Capital Gazeux
    C’est un vrai capital immatériel pour l’entreprise et cependant, il continue d’être laissé en friche.
  • Les outils numériques sont légion,
    qui permettraient de préparer, favoriser les échanges, enregistrer et suivre les actions décidées en réunion, gagner du temps et « industrialiser une forme de Réunion Digitale » .
  • La supériorité de l’intelligence collective – horizontale – sur une approche traditionnelle – verticale – ne fait plus aucun doute.

Alors que se passe-t-il ? pourquoi ce sentiment de régression ?

Parce que le passage d’une réunion classique, « statutaire », pilotée par un chef avec un esprit de chef, à une réunion collaborative, digitale, 2.0, horizontale, avec des responsables d’actions autonomes et responsables, est un vrai changement de paradigme.

Cela suppose  :

  • confiance et transparence, sans naïveté, sans paternalisme, un pilotage par les faits et une vision bottom up, à la façon d’une startup.
  • de vrais échanges sur les sujets et les problèmes rencontrés, de vrais agendas pour les disponibilités, un temps bien évalué & consensuel pour effectuer les actions,  une vraie délégation, un suivi transparent.
  • de partager des méthodes et des pratiques communes de publication – de l’ordre du jour, de commentaires, d’alertes, de mise à jour du résultat des actions, d’engagement vis-à-vis des autres, en tant qu’animateur de réunion ou responsable d’action.

Bref, pour tourner la page de ces réunions à l’ancienne qui nous tirent vers le bas,  il nous faut changer ensemble et en profondeur nos pratiques individuelles et collectives.

Anne, ma sœur Anne, ne vois tu rien venir ?

Est-ce parce que la Transformation Digitale avance tellement vite qu’on ne la voit pas ?
Plus sérieusement, le décalage continue de se creuser entre usage perso et pro.
Il est temps de découper le BIG PROBLEM de la Transformation Digitale en plus petits problèmes plus concrets et faciles à résoudre.
La Réunion Digitale est un excellent petit problème à résoudre.
C’est un sérieux candidat à un MVP (Minimum Valuable Product) pour entrer de plain-pied dans la dynamique de la Transformation Digitale.

Qu’en dirait le panel de cette étude ? Et vous ?

Zen la Réunion Digitale !

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