Quand la magie du tableau opère encore, comme à l'école : je vois et je comprends
Quand la magie du tableau opère encore, comme à l'école : je vois et je comprends

COOLaborative Kanban et Transformation Digitale

Alain, le CEO de Jamespot, vient de m’écrire sur un projet client que nous menons ensemble : « Quand je vois tous ces éléments, mon premier réflexe serait d’en faire des tâches dans le Kanban tâches si tu veux du suivi. »
Du coup, c’est l’opportunité de réfléchir avec vous sur l’intérêt du Personal Kanban.

Comment Transformer un sentiment d’être continuellement débordé, d’être en train de louper le virage du Digital, en un premier virage concret de collaboration digitale COOL et réussie ?

D’abord, le caillou dans la chaussure

L’attention est une ressource limitée.
Les personnes, les tâches, les responsabilités et les délais sont tous concurrents dans la mobilisation de notre cerveau au quotidien.
Le cerveau humain ne répond pas bien au stress qui consiste à jongler avec plusieurs priorités en même temps.
C’est pourquoi le multitâche a une mauvaise réputation.
Les neurosciences nous disent que le multitâche draine littéralement les réserves d’énergie de notre cerveau.
Ce coût biologique finit par nous faire sentir fatigué beaucoup plus rapidement que si nous maintenions l’attention sur une chose à la fois.
Lire ou relire le Multitâche Tue Votre Cerveau

Un peu d’histoire

Taiichi Ohno, ingénieur industriel chez Toyota, a inventé le Kanban pour améliorer la production en usine dans les années 80.
Le Kanban est un système de planification visuel au cœur de la démarche Lean (je ne reviens pas dans ce billet sur l’ensemble de la démarche).
Lire ou relire Comment Passer au Lean Meeting
Le Kanban s’appuie sur des cartes de couleur sur lesquelles vous écrivez des informations et un tableau sur lequel vous organisez vos cartes.
En usine, le Kanban permet un suivi de bout en bout de la production : il commence par la commande du client en amont jusqu’à la production en aval.

Personal Kanban

Kanban est également devenu populaire pour la gestion de projet dans les environnements de bureau et des méthodes de productivité personnelle comme la GTD de David Allen, sources d’inspiration de dizaines d’applications internet de gestion de tâche ou de gestion de projet.

Personal Kanban, est donc un système simple de tableau et de cartes pour gérer ses tâches en trois colonnes : ce qui entre/ce que je fais/ ce que j’ai fait.
C’est une philosophie de l’autogestion des tâches et du temps. L’équilibre parfait entre l’opportunité et l’accomplissement.

Le  moyen simple d’utiliser le Personal Kanban pour son travail est de choisir un tableau comme sur l’illustration.

  • A la création d’une tâche, on crée un post-it  avec la couleur du thème (Client, Fournisseur, RH, Digital, divers etc.).
  • Quand on décide de réaliser cette tâche, on place le post-it dans la colonne centrale « je suis en train de faire » ( pas plus de trois post-it, recommandé)
  • Puis on le passe dans la colonne de droite une fois la tâche achevée

Les principes fondamentaux de cette démarche d’apparence simpliste sont pourtant ceux qui ont transformé d’une façon incroyable le monde de l’usine, en permettant à chacun de :

  • Visualiser son travail en transformant les concepts flous en objets tangibles, ce que notre cerveau peut saisir et prioriser facilement
    Dans son livre, Personal Kanban : The book, Jim Benson nous dit : « le travail inaperçu est un travail incontrôlé »
  • Mettre le focus sur une poignée d’actions en relation avec sa bande passante temps réel plutôt que se noyer dans un yakafauquon
    L
    ire ou relire Le Cycle Maudit de l’Inaccomplissement

Il existe différentes formes de gestion visuelle

Un avantage que procure le Kanban sur une simple liste de tâches est sa colonne « Doing, In Progress» qui limite l’en cours de travail à ce qui est raisonnablement faisable.
C’est une façon d’aborder les problèmes liés au multitâche et d’aider les gens à se concentrer afin de ne pas être ou se sentir débordés.
Il met le focus sur les tâches prioritaires qui sont à compléter en premier.
Il permet de visualiser en permanence la « big picture » dans une culture d’amélioration continue.
Une fois compris l’intérêt de la méthode sur le plan individuel – sa valeur ajoutée est rapidement visible – et il y a plein d’outils digitaux pour remplacer vos post it et rendre votre Kanban d’abord digital – puis la tentation est grande – collaboratif.

Digital Collaborative Kanban

Pour engager un projet spécifique de Transformation Digitale, de Digital & Collaborative Kanban, il faut d’abord s’accorder avec son équipe sur l’usage et les règles à appliquer, sinon ça ne marchera pas.
C’est ce formidable travail préalable qui a été fait chez Toyota qui a contribué à transformer la  production en usine, en traduisant le Kanban en six règles simples à respecter, reprises dans le monde entier.
Il faut donc mener un travail de simplification et de démarche collective avec les équipes impliquées dans les flux de la collaboration au préalable à toute démarche Kanban.
C’est la condition pour en faire un projet collaboratif efficace.

La bonne nouvelle – mais c’est aussi une difficulté nouvelle – c’est qu’une fois cette réflexion menée, il faut choisir entre tous les outils disponibles pour passer au Digital Collaborative Kanban.

Collaborative Kanban n’est pas COOLaborative Kanban !

L’enthousiasme d’une équipe pour s’engager dans la Transformation Digitale est un facteur clé de succès.

Une première expérience collective réussie se traduira forcément par un : « c’est Cool ! » fédérateur, énergisant, au cœur du phénomène du Co-Constructivisme qui a transformé notre paysage politique en moins d’un an.

Il faut donc prendre le temps d’identifier et de proposer à son équipe de s’engager sur ce projet, d’en dessiner le contour et les attendus.
La puissance de l’intelligence collective associée à un leadership bienveillant fera le reste.

Pour conclure, je vous livre cette citation de Jim Benson :
« Machines need to be productive, people need to be effective.» Les machines ont besoin d’être productives, les hommes d’être efficaces
A ne pas confondre, jamais…

Zen la COOLaboration !

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