Je bosse ou pas ?

Confiance et Présence On Line

Cette semaine, j’aimerais mettre en relation deux sujets qui paraissent contradictoires.

D’un côté, une étude sur la progression du numérique en France menée par le cabinet Ipsos auprès de quelque 500 salariés qui déclarent que le principal frein est le comportement managérial.
Et de l’autre, cette charge de Jason Fried, le CEO de Basecamp contre une micro fonctionnalité de nombreux outils collaboratifs, cette du « statut Présence », illustrée par le point vert à coté de notre nom pour dire que l’on est disponible.

Au cœur du sujet donc, la transformation digitale et cette micro fonctionnalité qui pour paraitre bien commode, anodine, pratique, peut avoir des côtés toxiques.
Jason l’a baptisé « The Presence Prison ».

Bouton « Presence Prison »

La présence est généralement représenté par un point vert, rouge ou jaune.
S’il y a un point vert à côté du nom de quelqu’un, cela signifie qu’il est disponible. Jaune ou rouge signifie qu’il ne l’est pas.

Mais que signifie vraiment le bouton :

  • Le vert : disponible pour être dérangé ? ou actif ?
  • Le jaune : je me planque pour pas bosser ? ou je suis vraiment invisible ?
  • Le rouge : ne pas déranger parce que j’ai du boulot ? ou je suis off ?

Et s’il est toujours vert ? toujours jaune ? Toujours rouge ? Qu’est ce que cela veut dire ?
C’est ainsi que dans de nombreuses entreprises, on lit qui travaille et quand.
Et là cela devient un sujet de management.

Suppression = retour au calme

Dès le départ, Basecamp travaillait sur sept fuseaux horaires.
Jason : « Pendant des années, nous avons utilisé un système de messagerie instantanée interne qui diffusait le statut en temps réel de tout le monde.»
En fait, ils se sont aperçus que le plus souvent, pour des équipes géodispersées, ce que font les gens à un instant T n’a pas vraiment d’importance.
Ce qui compte vraiment, c’est que les gens puissent organiser leur travail pour qu’il soit fait dans les meilleurs délais et avec la meilleure qualité possible.
Jason : « La vérité est, il n’y a guère de bonnes raisons de savoir si quelqu’un est disponible ou absent à un moment donné. Si vous avez vraiment besoin de quelque chose de quelqu’un, demandez-lui. S’il répond, alors vous avez ce dont vous aviez besoin. Si ce n’est pas le cas, ce n’est pas parce qu’il vous ignore – c’est parce qu’il est occupé. Respectez cela et supposez plutôt qu’il est concentré sur son propre travail ».

C’est donc d’abord une question de changement d’état d’esprit qui consiste à laisser les gens concevoir leur propre emploi du temps, leur permettre d’alterner travail en mode asynchrone et synchrone, pour être efficace.
Si l’on a besoin d’organiser une réunion, d’échanger sur un point particulier, est-il plus productif d’interrompre quelqu’un dans son travail ou de lui laisser le temps de se préparer, d’étudier le sujet avant de répondre ?
En fait, à l’expérience, on découvre qu’il y a peu de situations qui nécessitent vraiment un besoin d’immédiateté, de faire primer l’urgent sur l’important.
Et il n’est jamais bon que l’exception devienne la règle.

Basecamp, une référence dans la gestion de projet collaboratif on line a supprimé le Bouton Présence :
« Ce n’est que lorsque nous avons abandonné la Présence que nous avons vraiment pu embrasser le sentiment de calme qui vient de ne pas se soucier à chaque instant de savoir quand quelqu’un travaille (ou pas) ou quand quelqu’un est disponible (ou pas).»

Management  Digital

Développer les bonnes pratiques de la collaboration pour un manager apporte plus que la connaissance permanente du statut de ses collaborateurs :

  • Décrire son idée de base, le problème à discuter en quelques mots, avant d’appeler quelqu’un, lui permet d’y réfléchir et d’améliorer sa réponse
  • Utiliser des sondages de date pour proposer une réunion non planifiée, plutôt que déranger tout le monde
  • Préparer systématiquement un ordre du jour avant de déclencher une réunion, permettre d’échanger sur celui-ci
  • Pratiquer la prise de notes partagées en réunion, ce qui veut dire relire ensemble, accessible de partout ensuite
  • Systématiser le plan d’action avec un suivi collaboratif, utiliser un Collaboratif Kanban est un must

La liste ne s’arrête pas là, l’attitude et l’intelligence émotionnelle du manager sont clés.

J’ai pour coutume de dire que « ce n’est pas l’outil qui fait le changement, mais que sans outil il est dur de changer ».
Cela ne signifie pas que le comportement du management arrive en second, bien au contraire.
c’est ce que rappelle cette étude, quand les salariés interrogés sur les freins à la Transformation Digitale pointent d’abord :

  • les comportements managériaux (34 %)
  • devant l’organisation interne (32%)
  • très loin devant le manque d’outils facilitateurs (17%)
  • ou des espaces de travail non adaptés (14%)

La Transformation Digitale, c’est comme une pièce de monnaie que vous essayez de faire tourner sur la tranche : d’un côté l’humain, de l’autre l’outil.
Elle peut être, toute petite, dure à saisir et à faire tourner ou au contraire, facile à saisir, à poser sur la tranche, à faire tourner, avec un joli bruit, de plus en plus vite, un vrai plaisir.
Elle peut devenir une source de frustration ou une expérience que l’on aura plaisir à reproduire, améliorer et qui donnera envie d’en essayer de nouvelles.

Alors, affichez votre confiance et désactivez le Bouton statut « Presence», à n’activer qu’en cas d’urgence.

Zen et calme !

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