Parfois, on a vraiment envie de passer à autre chose, d'un vrai changement.

Best Of : Le changement : Faites sortir vos réunions de la bouteille à mouche – Partie 3

C’est le temps du Best Of de l’été, avec une sélection de posts à lire ou relire.
On m’a dit que notre série de posts sur le Changement serait idéale à relire pendant l’été, Et hop, voilà l’avant dernier épisode !

Qu’y a-t-il dans l’ADN de la réunion qui en fait un sujet éternel ?
Pourquoi boucle-t-on sur le Yakafaucon ? Pourquoi en réunion, pratique-t-on un sport individuel au lieu d’un sport collectif ? Est-ce parce que la transformation digitale de la réunion en est à ses prémisses ? Pas que…
Dans les deux premières parties, grâce à la lecture de Paul Watzlawick, nous avons exploré les changements de type 1 qui produisent l’effet inverse du but recherché puis les terribles simplifications et paradoxes qui polluent les interactions de nos réunions.
Passons maintenant aux solutions pour « sortir de la bouteille à mouche », comme nous le dit si joliment Paul Watzlawick.
Si ses recherches sont basées sur son expérience dans le domaine de la psychothérapie, il nous dit que ses méthodes sont applicables dans la plupart des domaines de l’interaction humaine.
Ça tombe bien ! Notre dada à nous, c’est la réunion et c’est un extraordinaire terrain d’intéractions !

Reprenons le fil. A mesure que ses travaux progressaient, Paul Watzlawick en est arrivé inévitablement à s’intéresser au changement spontané.

Il nous conte cette anecdote : « au XIIIème siècle, l’université de Paris, voulant répondre à la question de savoir si l’huile qu’on laisserait en hiver dehors gèlerait, préféra passer en revue les œuvres d’Aristote que de regarder ce qui se passerait vraiment si on plaçait de l’huile dans de telles conditions ».
Le mythe de comprendre le « pourquoi » est tellement ancré dans notre pensée scientifique que toute tentative d’aborder le problème par la seule situation – ici-maintenant – et ses conséquences est considérée comme superficielle.
Or, il a constaté dans ses recherches qu’aucun expert, aucune théorie complexe ne provoque le changement spontané. Il est souvent l’œuvre d’illustres inconnus.
Après une multitudes d’exemples, il conclut que le Changement de type 2 va souvent de pair avec l’incapacité de clarifier : c’est la suprématie du quoi sur le pourquoi.

Alors que faire pour transformer vos réunions que la plupart d’entre vous perçoivent comme inefficaces, improductives et ennuyeuses en collaboration active, utile et désirée ? Comment déclencher un changement spontané ?

D’abord une réponse conceptuelle : sortir du cadre pour changer la réalité perçue.
La réalité est un mythe. Elle dépend toujours de celui qui la perçoit. L’influence de l’observateur sur ce qu’il observe a été démontrée dans quasiment tous les domaines.

Ne nous embrouillons donc pas à comprendre le pourquoi, la transformation se rapporte à ce qui se passe – dans le « ici-maintenant » – et non pas à pourquoi ça se passe.
Vue dans son cadre initial de référence, toute solution de changement est de type 1, raisonnable et raisonnée, un retour au statuquo.
Au contraire, introduire un élément énigmatique, bizarre, inattendu, paradoxal, va engendrer un processus de changement qui libère de la « réalité perçue ».

L’illustration de ce post est particulièrement lumineuse : « à partir du moment où on nous a montré la réponse des 9 points – montré à la mouche comment sortir de la bouteille – il est presque impossible de revenir à notre impuissance antérieure, à notre désespoir premier qui nous faisait douter de l’existence d’une solution. »
Ce changement de cadre et de perception de la réalité est définitif.
On est bien face à un changement de type 2 et à une efficacité nouvelle pour traiter de problèmes similaires à 12, 15 ou n points.

Comment provoquer un changement de type 2 pour rendre vos réunions efficaces et zen ?
La typologie des réunions est riche, la culture des équipes est variée, toutes les générations, des boomers aux Z y sont aujourd’hui représentées.
Il faut donc adapter votre réponse à chaque contexte pour sortir du cadre et tenter de générer un changement spontané.

Illustration de la Pratique du changement appliquée au réunion :

  1. Définir le problème en termes concrets : Transformer les réunions en Plans d’Action
  2. Examiner les solutions déjà essayées : le mail, excel, autre solution…
  3. Définir clairement le changement auquel on veut aboutir : une réunion plus participative, engagée, un meilleur suivi des actions, une durée respectée…
  4. Formuler et mettre en œuvre le changement :  Passer à la Réunion Digitale et Holomidale

Il est clair que pour « sortir du cadre », le meilleur moment « ici-maintenant », c’est PENDANT la réunion.
Dans tous les cas, il vous faut introduire le changement sans expliquer votre objectif.

Quelques suggestions :

  • D’abord introduire « l’élément énigmatique, bizarre, inattendu, paradoxal » : dites que vous n’avez pas envie d’animer cette réunion, que c’est la dernière de ce type, que vous souhaitez diviser par deux le temps imparti ou si vous êtes joueur, annoncez que vous allez appliquer la stratégie du trombone à cette réunion ou introduisez MyMeetings dans votre réunion, si ce n’est déjà fait 😉
  • Demandez à quelqu’un d’autre d’animer la réunion à votre place
  • Demandez que quelqu’un gère le temps ou prenez vous-même uniquement le rôle de gardien du temps (divisez le temps total de la réunion pour obtenir la durée moyenne à consacrer à chaque point ; ponctuez chaque point de ce suivi sans vous occuper jamais du contenu)
  • Passez ensemble la revue du plan d’action, sans s’attarder, de façon légère, juste pour voir ce qui est fait, ce qui reste à faire
  • Veillez à que les points clés soient bien notés au fur et à mesure de l’avancée de la réunion (favorisez le « quick et dirty », donc pas de fioriture)
  • Demandez à quelqu’un de reformuler chaque fois que c’est nécessaire
  • Demandez aux participants de définir eux-mêmes leurs actions, le QUOI et le QUAND, et s’ils ont besoin de ressources pour les mener à bien, de préciser
  • En fin de réunion, relisez bien en commun le Compte Rendu et Plan d’Action sur un même écran (pas parfait, pas grave)
  • Demandez leur si ça leur paraît clair, si les actions et les délais sont réalistes
  • Si la réponse est non, demandez leur de prioriser
  • Demandez qui veut animer le suivi des actions jusqu’à la réunion suivante
  • Lancez l’ordre du jour de la réunion suivante
  • Demandez qui veut prendre en charge la prochaine réunion

et aussi APRES la réunion :

  • Demandez à celle ou celui qui anime le suivi du Plan d’Action comment ça se passe, aidez le si nécessaire
  • Connectez-vous au suivi des actions chaque jour, passez au moins un commentaire par action

et à la REUNION SUIVANTE :

  • Recommencez !

Sortir vos réunions de la bouteille à mouche, c’est vraiment Zen !

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