Préparez, Animez, Rédigez et Suivez comptes-rendus et plans d'actions décidés en réunions

Comment éviter le trou noir entre deux réunions ?

Non, pas nos réunions !

Le trou noir et les réunions, voilà un vrai problème : pas de véritable moyen de suivre ce qui s’est dit en réunion et de s’assurer que ce qui devait être fait l’a bel et bien été.
La plupart d’entre nous utilisent le couteau suisse du mail pour envoyer leur compte rendu fait sous word ….et relancer les responsables d’actions en cas d’urgence.
Conséquence :  une majorité de participants découvre le compte rendu précédent en réunion et 70% des actions sont en retard ou sans suite.

Aujourd’hui, avec Meetings* et la collaboration en ligne, chacun peut suivre et donner de la visibilité sur la réalisation des actions déléguées en réunion. En particulier, le Manager reste connecté aux participants de ses réunions.
Notre Manager (appelons le Manager2.0) va ainsi pouvoir animer de façon simple et pragmatique son équipe entre deux réunions :

  • suivre l’avancée des actions (de partout, dans ses trous de planning, en mobilité)
  • répondre aux questions, commenter les livrables des actions
  • relancer celles sans activité sans attendre la réunion suivante
  • proposer des solutions, compléter les instructions, ajouter des contributeurs aux actions
  • répondre aux éventuelles alertes déclenchées par les responsables d’action
  • clôturer les actions terminées par leurs responsables
  • disposer d’un tableau de bord automatisé, transparent, honnête

Entre deux réunions, notre Manager2.0 devient le Community Manager de ses réunions. C’est une nouvelle posture.
Quand on évoque le terme de Community Manager on pense tout de suite à l’animation des outils collaboratifs de types Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE).

En fait la Réunion est le plus ancien des RSE. Une véritable mine de connaissances et d’intelligence collective !

Alors pour piloter Zen vos réunions… évitez les trous noirs !


Publié le 19 mars 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Entreprise 2.0
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Focus sur le rôle du manager en réunion

Le rôle de l'animateur en 8 points, en video

Chaque semaine, à l’occasion de leur première réunion, les nouveaux utilisateurs de Meetings* nous posent de nombreuses questions concernant les bonnes pratiques à adopter en réunion.
Je vous ai trouvé cette courte vidéo (à voir ici) de nos amis anglais de l’AdamSmith College qui se sont penchés sur le rôle de l’animateur.
Ils ont généralement une approche plus rigoureuse et organisée que nous autres latins… même s’ils ne l’appliquent pas toujours eux-mêmes ;-) (lire ou relire à ce propos quelques-uns de nos billets sur le sujet : étude sur l’efficacité des réunions , en réunion chez google, que fait votre patron ?, Meetings* in USA,…)

Si la vidéo paraît un peu naïve, les bons principes y sont clairement exposés.
Conseils à l’animateur en quelques mots clés:

  1. Accueillir les participants à la réunion
  2. Noter les participants et les absents excusés
  3. Relire le compte rendu précédent
  4. Revoir les sujets restés en suspens
  5. Rappeler l’ Ordre du jour
  6. Rédiger (résumer) le compte rendu du jour
  7. Vérifier qu’il n’y pas d’autres points important à traiter
  8. Choisir une date pour la prochaine réunion

Si ces 8 points nous paraissent également importants, vous pourrez constater en visionnant cette vidéo que nos amis anglais travaillent encore à l’ancienne, avec papier, crayon…

Nous, on actualiserait bien ces conseils avec les pratiques un peu plus modernes embarquées dans Meetings* :

  • Visionner le plan d’action précédent directement à l’écran
  • Puis reporter automatiquement les actions non clôturées dans le nouveau compte rendu
  • Saisir en direct le résumé des échanges, les décisions et les nouvelles actions sous forme de Quoi/Qui/Quand
  • Relire avec les participants le nouveau compte rendu et son plan d’action ainsi créé
  • L’envoyer avant de quitter la salle de réunion

La semaine prochaine, je vous parlerai du rôle du manager entre 2 réunions et comment éviter le trou noir !
Alors sans complexe, avec Meetings*, passez à la réunion 2.0 et surtout…
…Animez Zen !


Publié le 12 mars 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Conduite du changement
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Que fait réellement votre patron ?

Que fait réellement votre patron pendant la semaine ?

Vous n’avez sans doute pas échappé cette semaine à cet article du Wall Street Journal (repris dans beaucoup de quotidiens nationaux) qui commente une étude de la Harvard Business School menée auprès de soixante-cinq chefs d’entreprise internationaux.

Quel est l’emploi du temps d’un patron standard ?
Au risque de souffrir de « réunionite », il passe 18 heures par semaine en réunion sur un programme hebdomadaire de 55 heures. Si cela parait logique de consacrer le tiers de son temps à la synchronisation et au pilotage , il ne lui reste que 6 heures par semaine pour travailler seul et « laisser ses idées se cristalliser ».  Alors, « réunionite » ou moment d’échanges stratégique & fondamental ?

Lorsque les cadres supérieurs comparent leurs priorités à leur emploi du temps, « ils sont généralement surpris par le décalage, » dit Robert Steven Kaplan, professeur de gestion à la Harvard Business School.
Il recommande aux cadres de substituer le mot «argent» à celui de «temps» au moment de décider comment planifier leur semaine. « … Vous seriez plus prudent et judicieux à ce sujet… plus susceptibles de dire non », dit M. Kaplan.

Chez Meetings* nous appelons cela le Capital Réunion.

Le constat est aujourd’hui général. Articles et études foisonnent sur le sujet :
- soit ce capital est quasi inexistant, avec pour conséquence un déficit de synchronisation (plutôt chez les organisations de moins de 250 salariés)
- soit il est pléthorique et mal exploité, avec pour conséquence la « réunionite » chez les organisations de plus de 250 salariés, du secteur public ou privé…

A l’ère du Cloud Computing, cette étude est un vrai « boulevard » pour le développement de nouvelles pratiques en ligne, basées sur des outils tels que Meetings* qui rend les réunions plus opérationnelles : du temps économisé pour le manager et ses équipes et un suivi temps réel des actions décidées en réunions.

Zen l’étude d’Harvard !


Publié le 5 mars 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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8 étapes à maitriser pour devenir un pro des Réunions

Une video en 8 points à l'humour ''so british''

Ce lundi,  je vous propose de découvrir une vidéo de 3 minutes très drôle et « so british » pour devenir un « Meetings’ master ».

En résumé (mais regardez surtout la vidéo) huit étapes à  maitriser pour rendre vos réunions efficaces :

  1. Préparer un ordre du jour
  2. Etre un bon facilitateur des échanges
  3. Choisir la bonne configuration de la salle et de l’emplacement des participants
  4. Respecter l’horaire
  5. Casser la glace et créer une vraie empathie
  6. Noter les sujets non prévus d’être abordés et les reporter à une prochaine réunion
  7. Prévoir une sonnerie pour stopper une discussion trop longue
  8. Et surtout… faire un compte rendu !

Et nous, grâce à Meetings* on en rajoute trois autres, qui vont vous faciliter la vie « just in the Cloud » :

  1. Pendant la réunion, faire le compte rendu et le plan d’actions directement dans Meetings*
  2. En fin de réunion, le relire soigneusement avec toute l’équipe
  3. Puis, l’envoyer immédiatement

Et hop ! le travail collaboratif est immédiatement lancé grâce au plan d’actions dynamique.

Ça change la vie des équipes qui se synchronisent en réunion et collaborent entre deux réunions.

Quel temps gagné et quelle énergie collective accumulée pour avancer jusqu’à la réunion suivante !

Zen les Meetings* !


Publié le 27 février 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Coup de coeur
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Just in the Cloud!

Le Cloud, une histoire d'argent mais pas seulement...

La semaine dernière, Paul Hermelin, le patron de Capgemini, a annoncé sur BFM que, dès 2015, le Cloud atteindra 10% de son chiffre d’affaires , soit plus d’un milliard d’euros.

Le Cloud est bien omniprésent dans les esprits : chaque semaine, nous répondons aux nombreuses questions posées sur les avantages du Cloud par rapport à l’informatique traditionnelle. Extrait :

  • pas d’installation, pas de tâche d’administration technique, pas de coût de déploiement
  • disponibilité 24/7 qui permet de répondre à  la tendance lourde « anyone, anywhere, anytime, anydevice » et facilite la « collaboration étendue » (multisite ou multi sociétés)
  • facturation à l’abonnement qui s’ajuste au nombre d’utilisateurs, ce qui est très économique
  • bénéfice de mises à jour régulières sans rien avoir à installer ou à faire, plus de souci de montée de version,
  • des interfaces web agréables et un accès facile grâce à des liens mails, aux préférences du navigateur ou à partir d’un portail web,
  • pas de problème de sauvegarde des données sur son poste de travail
  • le niveau de sécurité moyen est bien supérieur à celui des systèmes internes qui, s’ils sont trop fermés, obligent les utilisateurs à contourner les règles en passant par le mail ou des copies locales, ce qui génère de vrais trous de sécurité.
  • les accès et flux sont généralement bien sécurisés (authentification et https) alors que les mails sont rarement cryptés par les utilisateurs…

Une condition toutefois : il faut être connecté à internet pour accéder aux services et aux données ; mais nous le sommes tous de plus en plus, et souvent de façon permanente…

Pourquoi l’offre Meetings* est-elle nativement Cloud ? Parce que le « nuage » dessine le monde d’aujourd’hui et de demain et il y a beaucoup plus à gagner à faciliter la collaboration qu’à la brider.

Le Cloud contribue à libérer notre temps gaspillé par les transports et l’engorgement des mails. Voilà pourquoi sa croissance est aujourd’hui exponentielle.

Zen le Cloud !


Publié le 20 février 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Entreprise 2.0
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L’email est mort, Vive l’email !

Notification Meetings* : plus qu'un simple email...

Sur son blog, Yves Caseau réagit à la déclaration de Thierry Breton qui souhaite supprimer l’usage de l’email en interne chez ATOS au profit des outils 2.0. Et bien non, Monsieur Breton ! L’email n’a pas dit son dernier mot. Et Yves Caseau argumente comme à son habitude. Il passe en revue forces et faiblesses, détaille pourquoi l’email est utile et nécessaire et suggère son évolution souhaitable.

Quelques points clés :

  • l’email est un outil asynchrone qui permet de temporiser et de fluidifier l’écoulement de l’information
  • il implique une réflexion dans la rédaction
  • il est ouvert et intéropérable

A contrario

  • il ne permet pas de dialoguer en temps réel pour se synchroniser
  • il limite nos échanges d’informations à notre cercle de contacts (« effet club »)
  • sa simplicité est sa force et sa plus grande faiblesse : trop d’information passe par le mail, avec de plus le phénomène insupportable de « spam »
  • de fait l’accumulation d’information et de pièces jointes vite « périmées » engorgent messageries et espaces de stockage

C‘est en complémentarité avec les « outils 0.0″ (téléphone, réunions,…) et les « outils 2.0″ (microblogging, IM,…) que l‘email trouve sa légitimité.

Cette complémentarité est justement au coeur de la « réunion 2.0″ pratiquée par les utilisateurs de Meetings*.
Dans ce contexte, par exemple, le mail est utilisé pour :

  • signaler une action terminée
  • diffuser les compte rendus de réunion avec des plans d’actions et liens personnalisés
  • permettre à un responsable d’action de déclencher une alerte

Et pour un gain énorme de temps et d’efficacité, Meetings* propose toujours l’historique des différents commentaires d’une action ou d’un compte rendu directement dans le mail en plus du lien d’accès direct au contexte.

Tout comme le téléphone n’a pas supprimé le courrier, les outils 2.0 ne vont pas supprimer le mail.
Il faut simplement arrêter d’utiliser le mail comme un couteau suisse et passer aux outils 2.0.

Et alors le mail redeviendra Zen !


Publié le 13 février 2012
AUTEUR
Silvain Mattras
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Gouvernance de l’Information et Meetings*

En finir avec les silos ! Faites circuler l'info issue de vos réunions

A l’occasion du  salon Doc et Finances de fin janvier 2012, Jean-Pascal Perrein a animé une conférence sur la Gouvernance de l’Information et la conduite du changement.
Voir son blog. Extrait :
 » L’information c’est le fluide vital de nos organisations, et si nous nous concentrons trop sur son filtrage, son nettoyage, son contrôle, son blindage, … . Nous oublions que moins cette information circule, et moins il y a de valeur générée au sein des organisations. Si vous n’êtes pas convaincu, imaginez simplement que l’on vous resserre vos artères …
La gouvernance de l’information, c’est 20% de gestion des risques qui génèrent des menaces, et 80% des risques qui génèrent des opportunités de développement (du savoir, du marché, des produits et services, …)  »

Selon lui, il  y a 3 raisons, liées entre elles, qui président à la mise en place d’une Gouvernance de l’Information :

  • la première concerne les fortes évolutions technologiques qui facilitent (mais aussi complexifient) la circulation de l’information et ses usages
  • la seconde, c’est l’arrivée de la génération Y sur les postes de management
  • la troisième, ce sont les excès commis par le secteur financier

Faut-il créer une nouvelle instance de Gouvernance de l’Information ? Sans doute.

Chez Meetings*, nous pensons qu’il faut déjà commencer par moderniser un mode de management essentiel, la Réunion.
C’est le moment clé de la synchronisation des équipes, généralement bien trop mal valorisé, opaque, peu ou mal outillé.
Dans ce contexte, maitriser le « fluide vital de l’information », c’est développer un travail collaboratif ciblé sur la Réunion (avant, pendant, après) à l’aide d’un outil dynamique, accessible 24/7, et passer à la Réunion2.0.

Mieux gouverner, c’est être pragmatique. Utiliser les nouveaux outils du cloud computing, favoriser le mélange des générations, pratiquer le management de la transparence.

… C’est cela qui libérera notre énergie, notre temps et nous conduira vers une Gouvernance plus Zen !


Publié le 6 février 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Entreprise 2.0
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22 heures en réunion par semaine… Quel gaspillage !

Changez de modèle... et passez à la réunion2.0, ne tardez pas...

Cette semaine, j’ai bu du petit lait : plusieurs de nos lecteurs m’ont adressé cet article du Monde d’Annie Kahn publié le mardi 17 janvier 2012 et intitulé « Temps perdu, Temps retrouvé » :

« Selon le Conseil national américain des statistiques, onze millions de réunions ont lieu tous les jours aux Etats-Unis, ce qui représente 37 % du temps de travail moyen d’un salarié. Et bien plus pour un dirigeant. Nicolas Saliba, président de Tryane, un éditeur de logiciel qui passe les agendas électroniques à la moulinette des statistiques, a fait le calcul. Sur un panel de 650 000 réunions analysées, totalisant 1,2 million d’heures, il apparaît qu’un manager passe en moyenne 22 heures par semaine en réunion. Plus de la moitié de son temps de travail. »
Beaucoup en sont conscients. Mais comment faire ? Les réunions ne sont-elles pas indispensables pour partager l’information, prendre une décision collective, entre autres ? Comment en améliorer la productivité ?
Les remèdes abondent sous forme de listes de bonnes pratiques. …

D’où la bonne nouvelle. « Des logiciels pour agendas électroniques apparaissent qui permettent de passer d’un jugement qualitatif à une évaluation quantitative…. »

Je rajouterais bien une autre bonne nouvelle. Dorénavant vous pouvez améliorer la pratique de vos réunions en passant à la Réunion2.0 grâce à Meetings* !
Vos comptes rendus et Plans d’actions deviennent personnalisés et dynamiques, accessibles 24/7… (voir ici en 3 minutes)

Rappelez vous le témoignage d’Yves, manageur à La Poste : « on avait trop de réunion, trop de monde en réunion,  trop de temps passé en réunion et des réunions peu productives ».
Et de conclure sur Meetings*: « …éviter le trou noir entre deux réunions, et passer dans le monde du 2.0 »

Annie Kahn termine ainsi son article : « Flicage, diront les uns. Facilitateur de vie, diront les autres. La technologie permettant le pire et le meilleur. Comme de trouver le temps recherché. »
Plus d’efficacité et moins de stress en réunion, non seulement c’est souhaitable, mais c’est aujourd’hui rapidement atteignable.
Ne pas prendre de retard sur ses concurrents, ne pas se décaler dans sa propre entreprise avec l’arrivée de la génération Y…
C’est juste normal et zen !


Publié le 30 janvier 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Entreprise 2.0
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En réunion chez Google…

Réunion de Comité de Direction chez Google :-) (Time.com)

Un signe qui ne trompe pas : une des premières actions de Larry Page de retour aux commandes de Google fut de réorganiser les réunions. C‘est ce que décrit Kristen Gil dans la dernière newsletter Google Think Quaterly.
Une réorganisation autour de quelques principes clés :

  • pas de décideur ou de décision à prendre, pas de réunion
  • 10 participants au grand maximum
  • tout le monde doit intervenir, ou ne pas venir…
  • aucune décision ne doit attendre la tenue d’une réunion : si une réunion est nécessaire, elle est prioritaire

Ce ne sont finalement que des principes de bon sens, mais au final, couplés à une simplification des processus de décisions, les résultats sont là : les équipes Google+ ont pu lancer plus de 100 nouvelles fonctionnalités dans les 90 jours suivant le lancement produit, toujours selon Kristen Gil !

La leçon de cette histoire : même Google et ses 30 000 personnes a besoin de dynamiser ses réunions !

Avec du bon sens PLUS l’outil Meetings*, en trois mois, vous aurez relégué la réunionite au placard. Vous aurez des premiers résultats concrets à faire pâlir d’envie Larry Page qui ne connaît pas encore Meetings* ;-) : majorité d’actions terminées dans les délais, moins de temps passé en réunion, moins de temps perdu à chercher les comptes rendus, commentaires, instructions et résultats…
Et vos Meetings* deviendront Zen !


Publié le 23 janvier 2012
AUTEUR
Silvain Mattras
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Conduite du changement,Entreprise 2.0
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Zombiques et Réunions

Un Zombique en réunion !

Je suis toujours fan de la « lettre dico du futur » d’Anne-Marie Paucot.
Chaque vendredi, elle invente de nouveaux mots, j’adore.
La semaine dernière elle a inventé la  « zombiquité qui désigne la présence physique et l’absence mentale d’individus en lien avec des personnes distantes ».

Elle nous explique : « Dans certains milieux, le smartphone est devenu un outil de transformation d’un individu en édulcorant de lui-même. L’individu physiquement présent adopte une écoute flottante et cherche juste à agripper les bons mots qui vont intéresser les individus de son réseau social. Il envoie des tweets, des SMS, rit des réponses et place dans la discussion une remarque décalée émanent de personnes distantes.
Si la zombiquité est un phénomène émergent, elle semble avoir de beaux jours devant elle. Les individus qui la pratiquent font de nombreux émules en considérant qu’ils œuvrent de manière généreuse pour leur communauté et non qu’ils sont des rustres impolis »

Y aurait-il plein de Zombiques en réunion ? Cela pourrait expliquer beaucoup de comportements… De ceux qui font autre chose pendant les réunions, qui oublient systématiquement leurs actions entre deux réunions, qui arrivent en retard parce qu’ils se trompent de salle, le regard rivé sur leur smartphone… D’ailleurs, cela me rappelle un précédent voyage initiatique au SXSW d’Austin – USA.

Heureusement qu’il y a Meetings* pour nous aider à libérer notre temps et nous éviter de nous transformer en Zombiques et  en  PONs ;-)

Alors, oui, Meetings* pour rester Zen !


Publié le 17 janvier 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Humeur,Meetings* le produit
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