Préparez, Animez, Rédigez et Suivez comptes-rendus et plans d'actions décidés en réunions

Just in the Cloud!

Le Cloud, une histoire d'argent mais pas seulement...

La semaine dernière, Paul Hermelin, le patron de Capgemini, a annoncé sur BFM que, dès 2015, le Cloud atteindra 10% de son chiffre d’affaires , soit plus d’un milliard d’euros.

Le Cloud est bien omniprésent dans les esprits : chaque semaine, nous répondons aux nombreuses questions posées sur les avantages du Cloud par rapport à l’informatique traditionnelle. Extrait :

  • pas d’installation, pas de tâche d’administration technique, pas de coût de déploiement
  • disponibilité 24/7 qui permet de répondre à  la tendance lourde « anyone, anywhere, anytime, anydevice » et facilite la « collaboration étendue » (multisite ou multi sociétés)
  • facturation à l’abonnement qui s’ajuste au nombre d’utilisateurs, ce qui est très économique
  • bénéfice de mises à jour régulières sans rien avoir à installer ou à faire, plus de souci de montée de version,
  • des interfaces web agréables et un accès facile grâce à des liens mails, aux préférences du navigateur ou à partir d’un portail web,
  • pas de problème de sauvegarde des données sur son poste de travail
  • le niveau de sécurité moyen est bien supérieur à celui des systèmes internes qui, s’ils sont trop fermés, obligent les utilisateurs à contourner les règles en passant par le mail ou des copies locales, ce qui génère de vrais trous de sécurité.
  • les accès et flux sont généralement bien sécurisés (authentification et https) alors que les mails sont rarement cryptés par les utilisateurs…

Une condition toutefois : il faut être connecté à internet pour accéder aux services et aux données ; mais nous le sommes tous de plus en plus, et souvent de façon permanente…

Pourquoi l’offre Meetings* est-elle nativement Cloud ? Parce que le « nuage » dessine le monde d’aujourd’hui et de demain et il y a beaucoup plus à gagner à faciliter la collaboration qu’à la brider.

Le Cloud contribue à libérer notre temps gaspillé par les transports et l’engorgement des mails. Voilà pourquoi sa croissance est aujourd’hui exponentielle.

Zen le Cloud !


Publié le 20 février 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Entreprise 2.0
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L’email est mort, Vive l’email !

Notification Meetings* : plus qu'un simple email...

Sur son blog, Yves Caseau réagit à la déclaration de Thierry Breton qui souhaite supprimer l’usage de l’email en interne chez ATOS au profit des outils 2.0. Et bien non, Monsieur Breton ! L’email n’a pas dit son dernier mot. Et Yves Caseau argumente comme à son habitude. Il passe en revue forces et faiblesses, détaille pourquoi l’email est utile et nécessaire et suggère son évolution souhaitable.

Quelques points clés :

  • l’email est un outil asynchrone qui permet de temporiser et de fluidifier l’écoulement de l’information
  • il implique une réflexion dans la rédaction
  • il est ouvert et intéropérable

A contrario

  • il ne permet pas de dialoguer en temps réel pour se synchroniser
  • il limite nos échanges d’informations à notre cercle de contacts (« effet club »)
  • sa simplicité est sa force et sa plus grande faiblesse : trop d’information passe par le mail, avec de plus le phénomène insupportable de « spam »
  • de fait l’accumulation d’information et de pièces jointes vite « périmées » engorgent messageries et espaces de stockage

C‘est en complémentarité avec les « outils 0.0″ (téléphone, réunions,…) et les « outils 2.0″ (microblogging, IM,…) que l‘email trouve sa légitimité.

Cette complémentarité est justement au coeur de la « réunion 2.0″ pratiquée par les utilisateurs de Meetings*.
Dans ce contexte, par exemple, le mail est utilisé pour :

  • signaler une action terminée
  • diffuser les compte rendus de réunion avec des plans d’actions et liens personnalisés
  • permettre à un responsable d’action de déclencher une alerte

Et pour un gain énorme de temps et d’efficacité, Meetings* propose toujours l’historique des différents commentaires d’une action ou d’un compte rendu directement dans le mail en plus du lien d’accès direct au contexte.

Tout comme le téléphone n’a pas supprimé le courrier, les outils 2.0 ne vont pas supprimer le mail.
Il faut simplement arrêter d’utiliser le mail comme un couteau suisse et passer aux outils 2.0.

Et alors le mail redeviendra Zen !


Publié le 13 février 2012
AUTEUR
Silvain Mattras
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Entreprise 2.0,Humeur
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Gouvernance de l’Information et Meetings*

En finir avec les silos ! Faites circuler l'info issue de vos réunions

A l’occasion du  salon Doc et Finances de fin janvier 2012, Jean-Pascal Perrein a animé une conférence sur la Gouvernance de l’Information et la conduite du changement.
Voir son blog. Extrait :
 » L’information c’est le fluide vital de nos organisations, et si nous nous concentrons trop sur son filtrage, son nettoyage, son contrôle, son blindage, … . Nous oublions que moins cette information circule, et moins il y a de valeur générée au sein des organisations. Si vous n’êtes pas convaincu, imaginez simplement que l’on vous resserre vos artères …
La gouvernance de l’information, c’est 20% de gestion des risques qui génèrent des menaces, et 80% des risques qui génèrent des opportunités de développement (du savoir, du marché, des produits et services, …)  »

Selon lui, il  y a 3 raisons, liées entre elles, qui président à la mise en place d’une Gouvernance de l’Information :

  • la première concerne les fortes évolutions technologiques qui facilitent (mais aussi complexifient) la circulation de l’information et ses usages
  • la seconde, c’est l’arrivée de la génération Y sur les postes de management
  • la troisième, ce sont les excès commis par le secteur financier

Faut-il créer une nouvelle instance de Gouvernance de l’Information ? Sans doute.

Chez Meetings*, nous pensons qu’il faut déjà commencer par moderniser un mode de management essentiel, la Réunion.
C’est le moment clé de la synchronisation des équipes, généralement bien trop mal valorisé, opaque, peu ou mal outillé.
Dans ce contexte, maitriser le « fluide vital de l’information », c’est développer un travail collaboratif ciblé sur la Réunion (avant, pendant, après) à l’aide d’un outil dynamique, accessible 24/7, et passer à la Réunion2.0.

Mieux gouverner, c’est être pragmatique. Utiliser les nouveaux outils du cloud computing, favoriser le mélange des générations, pratiquer le management de la transparence.

… C’est cela qui libérera notre énergie, notre temps et nous conduira vers une Gouvernance plus Zen !


Publié le 6 février 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Entreprise 2.0
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22 heures en réunion par semaine… Quel gaspillage !

Changez de modèle... et passez à la réunion2.0, ne tardez pas...

Cette semaine, j’ai bu du petit lait : plusieurs de nos lecteurs m’ont adressé cet article du Monde d’Annie Kahn publié le mardi 17 janvier 2012 et intitulé « Temps perdu, Temps retrouvé » :

« Selon le Conseil national américain des statistiques, onze millions de réunions ont lieu tous les jours aux Etats-Unis, ce qui représente 37 % du temps de travail moyen d’un salarié. Et bien plus pour un dirigeant. Nicolas Saliba, président de Tryane, un éditeur de logiciel qui passe les agendas électroniques à la moulinette des statistiques, a fait le calcul. Sur un panel de 650 000 réunions analysées, totalisant 1,2 million d’heures, il apparaît qu’un manager passe en moyenne 22 heures par semaine en réunion. Plus de la moitié de son temps de travail. »
Beaucoup en sont conscients. Mais comment faire ? Les réunions ne sont-elles pas indispensables pour partager l’information, prendre une décision collective, entre autres ? Comment en améliorer la productivité ?
Les remèdes abondent sous forme de listes de bonnes pratiques. …

D’où la bonne nouvelle. « Des logiciels pour agendas électroniques apparaissent qui permettent de passer d’un jugement qualitatif à une évaluation quantitative…. »

Je rajouterais bien une autre bonne nouvelle. Dorénavant vous pouvez améliorer la pratique de vos réunions en passant à la Réunion2.0 grâce à Meetings* !
Vos comptes rendus et Plans d’actions deviennent personnalisés et dynamiques, accessibles 24/7… (voir ici en 3 minutes)

Rappelez vous le témoignage d’Yves, manageur à La Poste : « on avait trop de réunion, trop de monde en réunion,  trop de temps passé en réunion et des réunions peu productives ».
Et de conclure sur Meetings*: « …éviter le trou noir entre deux réunions, et passer dans le monde du 2.0 »

Annie Kahn termine ainsi son article : « Flicage, diront les uns. Facilitateur de vie, diront les autres. La technologie permettant le pire et le meilleur. Comme de trouver le temps recherché. »
Plus d’efficacité et moins de stress en réunion, non seulement c’est souhaitable, mais c’est aujourd’hui rapidement atteignable.
Ne pas prendre de retard sur ses concurrents, ne pas se décaler dans sa propre entreprise avec l’arrivée de la génération Y…
C’est juste normal et zen !


Publié le 30 janvier 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Entreprise 2.0
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En réunion chez Google…

Réunion de Comité de Direction chez Google :-) (Time.com)

Un signe qui ne trompe pas : une des premières actions de Larry Page de retour aux commandes de Google fut de réorganiser les réunions. C‘est ce que décrit Kristen Gil dans la dernière newsletter Google Think Quaterly.
Une réorganisation autour de quelques principes clés :

  • pas de décideur ou de décision à prendre, pas de réunion
  • 10 participants au grand maximum
  • tout le monde doit intervenir, ou ne pas venir…
  • aucune décision ne doit attendre la tenue d’une réunion : si une réunion est nécessaire, elle est prioritaire

Ce ne sont finalement que des principes de bon sens, mais au final, couplés à une simplification des processus de décisions, les résultats sont là : les équipes Google+ ont pu lancer plus de 100 nouvelles fonctionnalités dans les 90 jours suivant le lancement produit, toujours selon Kristen Gil !

La leçon de cette histoire : même Google et ses 30 000 personnes a besoin de dynamiser ses réunions !

Avec du bon sens PLUS l’outil Meetings*, en trois mois, vous aurez relégué la réunionite au placard. Vous aurez des premiers résultats concrets à faire pâlir d’envie Larry Page qui ne connaît pas encore Meetings* ;-) : majorité d’actions terminées dans les délais, moins de temps passé en réunion, moins de temps perdu à chercher les comptes rendus, commentaires, instructions et résultats…
Et vos Meetings* deviendront Zen !


Publié le 23 janvier 2012
AUTEUR
Silvain Mattras
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Conduite du changement,Entreprise 2.0
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Zombiques et Réunions

Un Zombique en réunion !

Je suis toujours fan de la « lettre dico du futur » d’Anne-Marie Paucot.
Chaque vendredi, elle invente de nouveaux mots, j’adore.
La semaine dernière elle a inventé la  « zombiquité qui désigne la présence physique et l’absence mentale d’individus en lien avec des personnes distantes ».

Elle nous explique : « Dans certains milieux, le smartphone est devenu un outil de transformation d’un individu en édulcorant de lui-même. L’individu physiquement présent adopte une écoute flottante et cherche juste à agripper les bons mots qui vont intéresser les individus de son réseau social. Il envoie des tweets, des SMS, rit des réponses et place dans la discussion une remarque décalée émanent de personnes distantes.
Si la zombiquité est un phénomène émergent, elle semble avoir de beaux jours devant elle. Les individus qui la pratiquent font de nombreux émules en considérant qu’ils œuvrent de manière généreuse pour leur communauté et non qu’ils sont des rustres impolis »

Y aurait-il plein de Zombiques en réunion ? Cela pourrait expliquer beaucoup de comportements… De ceux qui font autre chose pendant les réunions, qui oublient systématiquement leurs actions entre deux réunions, qui arrivent en retard parce qu’ils se trompent de salle, le regard rivé sur leur smartphone… D’ailleurs, cela me rappelle un précédent voyage initiatique au SXSW d’Austin – USA.

Heureusement qu’il y a Meetings* pour nous aider à libérer notre temps et nous éviter de nous transformer en Zombiques et  en  PONs ;-)

Alors, oui, Meetings* pour rester Zen !


Publié le 17 janvier 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Humeur,Meetings* le produit
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Ethique et Réunion2.0

Le penseur de Rodin - 1903

René Villemure est éthicien et québécois.
Il est précurseur et spécialiste reconnu sur la scène de l’éthique organisationnelle et économique.
Lors d’un récent passage à la radio, une de ses formules très imagée m’a interpellé : « Les lois sont le plancher de ce que l’on peut faire, l’éthique c’est le plafond ».
Cela m’a donné envie d’aller découvrir son site web que je vous conseille.
Extrait :
« Quoi faire pour Bien Faire ?
…Au-delà des « codes d’éthique », des « comités d’éthique » ou des « manques d’éthique » dont nous entendons parler régulièrement dans les médias, qu’en est-il réellement de l’éthique?
La connaissance des règles prescrites est essentielle dans un secteur particulier. Cependant, en cas d’incertitude, elle peut parfois être insuffisante et ne pas permettre de décider avec justesse.

  • Quoi faire pour Bien Faire lorsqu’il n’y a pas de lois, de règles ou de directives?
  • Quoi faire pour Bien Faire lorsque ces lois, règles ou directives sont muettes sur le cas qui vous concerne?
  • Quoi faire pour Bien Faire lorsque plusieurs lois, règles ou directives sont en contradiction?… »

En quoi nos réunions ont-elles à voir avec l’éthique ?

  • Parce que la réunion est un lieu stratégique de décision, de réflexion et d’échange voir la vidéo
  • Parce que le comportement des managers en réunion a valeur d’exemple et se diffuse au sein de l’organisation
  • Parce que la réunion est idéale pour impulser cette conduire du changement chaque jour annoncée et INCONTOURNABLE.

J’aime bien l’idée que Meetings* & la Réunion2.0 aident les organisations à s’inscrire dans ce mouvement de développement responsable.
Dans Meetings*, on progresse collectivement. On y retrouve le pourquoi des décisions, la transparence des échanges, le goût du travail bien fait, la confiance des équipes dans la collaboration,…

Voilà des points qui me paraissent nourrir une vision éthique conforme à l’entreprise rêvée par la plupart d’entre nous.

Vive la Réunion Éthique & Zen  !


Publié le 9 janvier 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Entreprise 2.0
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Très bonne année 2012 !

Merci de votre fidélité et de vos réactions à nos billets du lundi.
Depuis mai 2010… 85 billets publiés. Vous êtes désormais plus d’un millier à nous suivre chaque semaine.

Nous continuerons tout au long de cette année à vous faire partager une provision de nouveaux sujets « ciblés Réunion » :

Sans oublier les posts qui feront sourire certains et en énerveront d’autres !

Pour bien commencer l’année, écoutez notre Expert et 2012 sera plus Zen ;-)

Parole Expert pour 2012 : "Quand on voit ce qu'on voit, que l'on entend ce qu'on entend et que l'on sait ce que son sait, on a bien raison de penser ce qu'on pense". Réjouissez-vous. Très bonne année 2012 ! L'Equipe Meetings*


Publié le 2 janvier 2012
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Les 3 tempêtes du web… hum, hum

Illustration de Philippe Lagautrière pour l'ouvrage IMMAGINOVE "Un dialogue entre créateurs" (Scientipole Initiative 2006)

L’article de La Tribune du 07/12/2011 de Sandrine Cassini et Delphine Cuny résume la tendance  du web11 qui s’est tenu à paris du 7 au 9 décembre 2011: « Le Web se prépare à vivre une troisième révolution ».

Et selon George Colony, PDG de Forrester Research, il faudrait nous préparer aux trois tempêtes à venir :

  • Tempête 1 : « Les réseaux sociaux sont saturés et les applications montent en puissance. Google et Facebook ont du souci à se faire. »
  • Tempête 2 : « Le Web actuel est condamné… Dans cette perspective, Google la porte d’entrée de la Toile, a du souci à se faire. »
    « Le Web est une technologie en train de mourir … L’institut prévoit qu’en 2014, 95 % de la population mondiale aura un ou plusieurs abonnements mobiles. »
  • Tempête 3 : « Le troisième raz-de-marée touchera les entreprises »
    « L’entreprise doit devenir plus sociale. Elles sont très immatures sur le sujet. »

Ces titres anxiogènes à souhait donnent l’impression que nous sommes tous amenés à subir un monde qui accélère sans cesse et dont seuls quelques Augures peuvent prédire l’avenir.

Et bien non, tout n’est pas tempête et ne va pas si vite : la diffusion de la plupart des innovations se compte souvent en lustres, on n’en parle moins c’est tout.

Exemple : 30 ans pour le e-book
1974 : Nicolas K.Sheridon de Xerox, invente le premier papier électronique, un écran constitué de microsphères chargées électriquement.
1999 : Les premières tablettes de lecture sont commercialisées aux USA avec des écrans LCD pas très adaptés à la lecture
2006 : Sony commerciale le premier E-book recourant à l’encre électronique

Et Meetings* ?
En 2007, l’idée de Meetings* et de la Réunion 2.0 est née de la rencontre avec un client.
Et c’est cinq ans plus tard en 2011, dans sa version3, que la diffusion de Meetings* explose.
Nous entrons alors dans le «time to market » idéal si cher à tous les innovateurs !

Et nous, on est bien content de cet alizé puissant qui souffle dans l’entreprise, créé par le bon sens et le changement désiré, sur lesquels nous avions misé.

Pour conclure, la tempête cela évoque plutôt pour moi ce vers de Baudelaire :« Homme libre, toujours tu chériras la mer! »
Et après la tempête, pour nous autres, les hommes libres, vient le beau temps ;-)

Alors, profitez toutes et tous de ces fêtes de fin d’année et …
Réveillonnez Zen !


Publié le 26 décembre 2011
AUTEUR
Patrick Bédigis
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Réunion et Caverne de Platon

La caverne de Platon - Un dessin de Jean Proulx

Vous rappelez-vous l’allégorie de la Caverne de Platon ?
Au fond d’une caverne, sont enchainés des hommes qui n’ont jamais vu directement la lumière du jour.
Ils ne connaissent que les ombres projetées sur les murs de leur caverne par un feu allumé derrière eux. Des sons, ils ne perçoivent que l’écho.

Cette allégorie retrace le chemin que doit parcourir l’homme pour parvenir à la connaissance : du premier niveau, au fond de la caverne, il perçoit l’ombre des objets. En second, la vision des objets fabriqués. En troisième, la compréhension de la nature, enfin en quatrième, le soleil lui permet de voir et comprendre.

Comment passer de « l’opinion fournie par les sens et les préjugés à la connaissance de la réalité intelligible, des Idées » ? (Socrates)

Et si on appliquait l’allégorie de la Caverne à nos Réunions …
- Comment améliorer nos réunions ?
- Comment en capter l’énergie ?
- Comment transformer les idées en actions concrètes ?
- Comment suivre et accompagner le déroulement des actions ?

Mais on ne progresse pas dans la Caverne sans esprit d’équipe. Alors comment pratiquer la réunion en sport collectif alors qu’elle est généralement pratiquée en sport individuel ?
Existe-t-il un parcours de la connaissance des managers pour sortir de l’âge de pierre des réunions 1.0 ?

Essayez le parcours Meetings* et Réunion 2.0 et valorisez le management de la transparence.

Zen la caverne !


Publié le 19 décembre 2011
AUTEUR
Patrick Bédigis
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